Если у вас была штатная бухгалтерия, то переход на сопровождение к аутсорсинговой компании — это изменение привычных процессов. Точно также для нас: новый партнёр — это погружение в ваши индивидуальные бизнес-процессы и специфику. Как ни крути — «притирочный» этап нужен обеим сторонам. Поэтому мы в Аутсорсинговом центре «Основа Капитал» выделили первый адаптационный период в отдельный проект и дали ему название «Новичок». Рассказываем, как это работает и в чём польза.
Как мы видим нашу задачу? Наша задача — это качественный учёт для клиента. Ценный результат этого — достоверные и корректных данные учёта, правильно рассчитанные налоги, снижение рисков от возможных ошибок.
Чтобы этот результат получить, необходимо настроить ритмичную работу нашей бухгалтерской группы, а также продуктивное взаимодействие с клиентом. Это две самые важные составляющие регулярного оказания услуги без сбоев. Основная цель запуска проекта «Новичок» — наладить работу с новым клиентом. Длительность проекта — два-три месяца.
У «Новичка» есть чёткий набор мероприятий и график. И обязательно — понятный результат. По итогам проекта мы получаем несколько документов, которые будут описывать и регламентировать дальнейшую работу с партнёром.
Руководителем проекта мы назначаем методолога или внутреннего аудитора. Их цель — тщательно изучить процессы компании и настроить ритмичную работу бухгалтерии. При этом, все текущие задачи решает рабочая группа — ведёт учёт, сдаёт отчётность.
Этап 1. Вводный аудит.
Программа начинается с вводного аудита. Внутренний аудитор составляет отчёт о нарушениях в учёте на текущий момент. Так мы определяем, надо ли восстанавливать учёт до даты, когда мы начали работать с клиентом, а также делаем выводы о текущем качестве учётных процессов. Эта информация потом понадобится при составлении карты процессов и дорожной карты изменений.
Пример: после вводного аудита частного охранного предприятия мы нашли ошибок и нарушений почти на 1,5 млн ₽. Так, в 1С не было закрыто сальдо по счёту 20, хотя у охранного предприятия незавершённого производства быть не должно.
Этап 2. Разработка базовых документов для работы.
Затем мы составляем карту процессов компании: описываем основные учётные процессы, а также определяем, на основании каких документов отражаются ключевые действия, кто составляет эти документы и в какие сроки, выявляем ошибки и узкие места.
Пример: по карте одного из клиентов мы выявили несколько проблем — нет ответственных за часть процессов в компании, не установлен порядок начисления процентов по договорам займов, не организован учёт брака на производстве.
Пример карты процессов
Следующий документ — учётная политика. Как показывает практика, на предприятии обычно такого оформленного документа нет, хотя он необходим для работы. Создаём или корректируем существующую политику — т.е. определяем и закрепляем, какие принципы учёта следует установить компании.
Третий важный документ — регламент взаимодействия. При заключении договора мы не можем однозначно составить такой регламент, потому что многое не знаем о процессах компании. Но после того, как готова карта процессов, мы можем определить, кто что делает и в какие сроки. Основная цель регламента — договориться о том, какую информацию клиент предоставляет нам и когда, в каком виде мы её должны отразить.
Когда мы проводим вводный аудит, описываем карту процессов, то понимаем, какие есть проблемы у компании. Слона невозможно съесть сразу — надо по частям.
Поэтому мы выстраиваем дорожную карту изменений на будущее. В этом документе обозначены приоритетные направления дальнейшей работы:
Ещё один важный результат проекта и для нас, и для клиента — вывод о том, получится ли у нас работать друг с другом.
С начала сотрудничества мы запрашиваем много информации, стимулируем руководителя думать об учётных процессах и проблемах, которые есть у компании, активно включаем сотрудников клиента — вводим для них правила работы с учётной системой и дисциплину внесения данных. Не все готовы работать в таком режиме и не все разделяют нашу идеологию. Со своей стороны, клиент тоже оценивает нашу работу и понимает, оправдались ли его ожидания.
Проект «Новичок» позволяет сделать адаптационный период управляемым, а переход на аутсорсинг — комфортным.
Узнайте больше о преимуществах аутсорсинга в АЦ «Основа Капитал» и оставьте заявку, чтобы обсудить ваши потребности
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
