В управленческом учёте есть три основные формы отчётности: отчёт о движении денежных средств, отчёт о доходах и расходах, управленческий баланс. Последний — как бортовой компьютер — даёт понимание, все ли системы бизнеса в порядке. Баланс содержит порядка 80% информации о состоянии бизнеса, поэтому пренебрегать этим инструментом нельзя.
Часто баланс кажется сложным для понимания — как его читать, какие выводы делать? Мы начинаем серию статей, в которых расскажем, какую информацию для управления содержит баланс и на что собственнику обратить внимание.
Наш управленческий баланс похож на бухгалтерский, но форма развёрнута — т.е. он не вертикальный, а горизонтальный. Строки, которые необходимо сопоставлять, параллельны. С левой стороны расположены активы компании, справа — обязательства (пассивы). Одним взглядом видны значения на начало и конец месяца.
Управленческий баланс, как и другие формы управленческой отчётности, имеет свои базовые правила составления, но может адаптироваться под специфику конкретного бизнеса и запрос конкретного пользователя. Например, могут добавляться определённые строки, меняться периодичность составления.
Сокращённая форма баланса
Активы делятся на оборотные и внеоборотные, а обязательства — на задолженность и собственный капитал. Т.е. обязательства (пассивы) — это источники финансирования активов.
Основные показатели баланса — величина собственного капитала, объём собственного оборотного капитала, рентабельность собственного капитала, соотношение дебиторской и кредиторской задолженности, ликвидность (платежеспособность компании), устойчивость, оборачиваемость активов.
Для начала разберёмся с оборотными активами. И их самой ликвидной составляющей — денежными средствами.
Денежные средства — первая статья оборотных активов. Разделена на четыре пункта: касса, расчётные счета, деньги в пути и депозиты:
1. Касса (наличные средства) — это все деньги в кассах.
2. Расчётные счета (безналичные средства) — всё, что есть на счетах. Если есть валютные операции, добавляем отдельную строку с валютными счетами с перерасчётом на курсовую разницу.
3. Деньги в пути — когда мы признаём расходы методом начисления (т.е. по факту операции, а не не по факту поступления — этот метод считается более корректным) те деньги, которые по кассе отразились как выручка, но на расчётный счёт ещё не пришли на момент составления баланса, фиксируются в этой строке. Например, 30 июля клиент оплатил товар в торговом терминале, выручку мы признали, а деньги на счёт поступят только 2 августа с учётом выходных.
Строка отражает короткий промежуток времени — который требуется на совершение банковской операции, — но не учитывать строку нельзя.
4. Депозиты — это резервный фонд на будущие выплаты. Это может быть фонд на зарплату, расчёты с поставщиками или другие обязательные платежи. Это нужно для того, чтобы не было кассового разрыва и задержек по выплатам.
При этом депозитные счета полезны, потому что:
а) Позволяют избежать соблазна «залезть» на расчётный счёт и потратить какие-то суммы на необязательные платежи, ведь у организаций всё как у людей — иногда, если не отложить, можно напокупать лишнего.
б) Деньги не просто лежат на счёте без движения. На сумму начисляется хоть и небольшой, но всё же процент.
Смотрите запись вебинара «С чего начать внедрение управленческого учёта»
В разделе «Денежные средства» собственник должен обращать внимание на то, чтобы у компании был оптимальный остаток. Деньги не должны «залёживаться», потому что это самый ликвидный актив. И в то же время дефицита тоже нельзя допускать.
Остаток денег на начало месяца должен покрывать краткосрочные обязательства. Если покрывает, то у компании нет дефицита и кассовых разрывов. Как только наступает момент, когда денег на расчётных счетах не хватает для покрытия краткосрочных обязательств, компания начинает испытывать проблемы с платёжеспособностью.
Чтобы управлять денежными средствами нужен платёжный календарь, куда заносятся все плановые платежи, включая расчёты с сотрудниками, поставщиками, арендодателями, проценты по кредиту, а также отсрочки, которые вы дали покупателям. При появлении свободных средств, они переводятся на депозит.
Рекомендуем анализировать баланс на конец периода. Периодом может быть месяц, а может и год.
Если операционный цикл короткий и нет каких-то отдельных операционных отчётов, баланс собирается ежемесячно. По нему собственник и руководитель видят динамику и принимают решения исходя из текущих показателей.
Если для бизнеса характерны длинные сделки, баланс за месяц может быть неинформативен. Тогда есть смысл его собирать раз в квартал или полгода — т.е. с учётом реальных сроков операционного цикла.
Также баланс можно собирать ежемесячно, а анализировать показатели в конце года нарастающим итогом. Периодичность определяется спецификой бизнеса.
В следующей статье расскажем про раздел «Товары по складам».
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
