Как подтвердить услуги управления для налоговой?

При этом, если документально не подтвердить расходы на услуги управления, то налоговая попытается исключить их из расходов по налогу на прибыль. На это указывает большое число споров с ФНС, которые рассмотрел суд. Разбираемся — как подтвердить услуги управления со ссылками на судебную практику.

Так обязателен ли отчёт?

Отсутствие отчёта управляющей компании или его неинформативность не может быть достаточным основанием для исключения расходов на услуги управления из налогооблагаемой базы. Обычно, если налогоплательщик предоставляет какие-то дополнительные документы и доказательства, которые прямо или даже косвенно подтверждают оказание услуг, суд принимает его сторону.

Так, в споре с ФНС, рассмотренным Арбитражным судом Северо-Кавказского округа (Постановление № Ф08-7467/2019), налогоплательщик смог подтвердить реальность оказанных услуг управления без отчёта управляющей компании.

Что предоставила организация для подтверждения реальности оказанных услуг:

• реестр договоров, подписанных генеральным директором управляющей компании от имени общества за проверяемый период,
• копии банковских карточек,
• заявки на участие компании в тендерах на оказание государственных услуг,
• копии приказов по кадрам и другие организационные и управленческие документы.

При этом расходы налогоплательщика подтвердили договором, актами выполненных работ, документами бухгалтерской и налоговой отчётности, отчётностью для ПФР и в органы социального страхования, документами по заключению и обслуживанию хозяйственных договоров, государственных контрактов и пр.

Но всё же, предоставлять отчёт управляющей компании в деловом обороте — обычная практика, а не исключение. **Поэтому отсутствие отчёта с большой вероятностью приведёт к претензиям со стороны налоговой.

Какой отчёт считается информативным?

ФНС обычно пытается доказать, что отчёты неинформативны и не подтверждают реальность оказанных услуг.

У суда на это есть ответ. Так, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа по делу № А81-2271/2013 суд указал, что определить компетенцию и круг обязанностей управляющей компании не получится, потому что нет возможности предусмотреть все вопросы ежедневно возникающие в деятельности организации.

«Именно поэтому акты приёмки оказанных услуг, так же как и договор на передачу полномочий единоличного исполнительного органа, и Устав общества, могут содержать лишь примерный перечень тех услуг, которые оказываются управляющей компанией при исполнении функций единоличного исполнительного органа», — пояснил суд.

Таким образом, из-за широкого круга обязанностей управляющего в отчёте в принципе невозможно привести весь перечень оказанных за период услуг. При этом текущая судебная практика показывает, что сам по себе отчёт, пусть и достаточно подробный, может не убедить ФНС в реальности оказания услуг управления. В таком случае компании необходимо иметь дополнительные подтверждающие документы.

Какие документы доказывают обоснованность расходов на услуги управления?

Если споры с налоговой не входят в план компании, то рекомендуем подготовить перечень подтверждающих документов.

Анализируя судебную практику мы составили следующий список документов, с помощью которых налогоплательщики доказывали суду обоснованность расходов на услуги управления при наличии отчёта управляющей компании:

1. Документы, которые могут подтвердить полноту оказанных услуг управления, приведённых в отчёте. Например (из материалов Постановления АС Северо-Кавказского округа № Ф08-1159/2016):

• договоры, подписанные от имени и в интересах компании;
• документы, которые подтверждают, что УК проводит переговоры с поставщиками / покупателями, проведение ею правовой и экономической экспертизы договоров;
• приказы, регулирующие различные вопросы текущей хозяйственной деятельности организации — об утверждении штатной численности, об организации документооборота, об утверждении форм документов при взаимодействии с контрагентами, о проведении совещаний и семинаров, об организации решения вопросов юридического сопровождения хозяйственной деятельности и пр.;
• переписка с госорганами, свидетельствующая о представлении интересов компании в публичных правоотношениях;
• приказы по сотрудникам — о приёме, увольнении, выплате премий и пр.;
• декларации и расчёты, бухгалтерская отчётность, подписанная управляющим.

2. Если в штате компании есть сотрудники, должность которых позволяет предположить, что часть функций, указанных в отчёте управляющей компании, может выполняться этими сотрудниками, надо, чтобы у вас были должностные инструкции, подтверждающие, что функционал УК и сотрудников компании разный. Такая позиция следует из Постановления № Ф08-7900/2016 АС Северо-Кавказского округа и Постановления ФАС Западно-Сибирского округа по делу № А70-9307/2009.
3. Документы, устанавливающие методику формирования стоимости услуг управления (Постановление АС Северо-Кавказского округа № Ф08-7900/2016). Если компании взаимозависимы, то налоговая может проверить порядок формирования цены по сделкам между сторонами.
4. Документы, подтверждающие регламентацию отношений между сторонами в сфере управления производством продукции, маркетинга, финансовой сфере, сфере юридического сопровождения и административно-управленческих функций, в области управления в целом. Такими документами согласно Постановлению АС Северо-Кавказского округа № Ф08-4603/2015 могут быть разработанные регламенты, приказы, официальные письма, внутренние документы компаний и пр.

Также можно использовать и другие документы, прямо и косвенно подтверждающие факт оказания услуг, характерные для специфики деятельности компании.

Таким образом, действующее налоговое законодательство не требует составлять детальный отчёт об услугах управления. Но ФНС может расценить отсутствие отчёта как факт документальной неподтверждённости затрат для целей налогообложения. И тогда свою позицию придётся отстаивать в судебном порядке. При этом успех в суде будет зависеть в том числе и от возможности доказать реальность оказания услуг другими документами.