Как наладить порядок в кадровом учёте — три кита

Кадровый учёт в малом и среднем бизнесе часто находится в плачевном состоянии. Отследить все изменения трудового законодательства и оформить все необходимые документы под час, действительно, не просто. Особенно, если в компании нет отдельного сотрудника-кадровика, а его функционал разбросан между бухгалтером, hr-ом и секретарём. Но если нет порядка, есть весомый риск получить штраф от Государственной инспекции труда (ГИТ) или налоговой. Мы разобрали основные сложности и даём рекомендации для предпринимателя, как наладить работу с кадрами.

Итак, какие ошибки в учёте кадров встречаются чаще всего:

• при посменной работе в табеле отражается пятидневная рабочая неделя;
• расчёт зарплаты происходит в последний день и с ошибками;
• условия трудовых договоров не соответствуют принципам расчёта зарплаты.

Если опустить вопрос по компетентности специалистов, мы увидели две главные причины, которые приводят к таким проблемам в кадровом учёте:

1. Недостаточное взаимодействие между кадровой и зарплатной службами.
2. Отсутствие системного контроля финансовой службы и бухгалтерии.

Наладить работу в кадровом учёте можно, но для этого важны три кита порядка: правила взаимодействия и обмена информацией, проведение контрольных процедур и сводные отчёты для управления.

Правила взаимодействия и обмена информацией. У компании должен быть регламент, где прописаны правила взаимодействия между кадровой и другими службами. На примере наших клиентов мы видим, что у компаний нет таких документов, либо они не работают. Причин может быть несколько:

1. Организационная структура нарушает взаимодействие между членами команды.
2. Отсутствие у линейных руководителей ответственности — они должны отслеживать перемещение своих сотрудников и передавать информацию в кадровую службу.
3. Отсутствие санкций при несоблюдении регламентов.

Чтобы регламент работал, надо сделать его понятным, и чтобы он отвечал на вопросы: какая информация, какой документ, кто, кому и в какие сроки передаёт. Службы и отдельные сотрудники должны понимать свою роль и ответственность в этом бизнес-процессе.

Например, когда мы заключаем договор на аутсорсинг кадрового учёта, то подписываем регламент взаимодействия, где отражены все эти вопросы по поводу обмена информацией. Такой документ должен быть в любой компании, и неважно – на аутсорсинге она или нет.

Пример регламента взаимодействия в компании

Организационная структура.

Есть три самых распространённых варианта, как кадры и финансовая служба встроены в организационную структуру. Все они могут быть реализованы в компании, но по нашему опыту, третий вариант — самый подходящий.

Отчёты для управления. Важное условие для того, чтобы был порядок в кадровом учёте — это восемь контрольных точек, о которых мы рассказывали ранее.

Мы оказываем услуги на аутсорсинге по ведению кадров, расчёту заработной платы. Снимаем головную боль руководителя за этот участок. У нас на обслуживании находятся предприятия строительной, производственной отрасли, торговли, IT-компании,  охранные службы — мы работаем с разным бизнесом и готовы справляться со сложными ситуациями.