Как производственникам наладить учёт и получить результат через три месяца

Сегодня перед многими производственными компаниями остро встаёт вопрос эффективности. Двигаться в этом направлении просто невозможно без точности цифр и корректной отчётности. А это свою очередь приводит к переходу со старых учетных систем на новые как обязательный шаг развития. И если не внедряется полноценная ERP система, то чаще всего запускаются проекты внедрения 1С:Комплексная автоматизация. 

Однако на практике этот процесс редко проходит гладко: одни бизнесы получают быстрый рост эффективности и прозрачности, другие сталкиваются с затянутыми проектами, лишними затратами и разочарованием. Почему так происходит? Всё зависит от подхода к внедрению: насколько чётко определены цели, правильно выбрана архитектура и обеспечено взаимодействие между IT-подрядчиком и финансовой службой. В этой статье разберём, что даёт отлаженная учетная система, и покажем кейс из практики, где для клиента на бухгалтерском аутсорсинге мы смогли превратить 1С в инструмент управления прибылью и эффективностью.

О компании

Производственное предприятие (серийной производство полимерных изделий) с оборотом около 1 млрд₽ обратилось за услугой аутсорсинга главного бухгалтера. Проблемы, которые были на то момент в компании, связаны с отсутствием квалифицированного главного бухгалтера только отчасти. Проблемы типичные: учёт вёлся в устаревшей системе УПП, при этом значительная часть финансовых процессов жила в Excel. Себестоимость продукции рассчитывалась вручную, управленческая отчётность собиралась по нескольким файлам. Из-за этого данные запаздывали, часто содержали ошибки и не позволяли принимать решения оперативно.

Варианта продолжать поддерживать неудобные процессы и продолжать вести ручной учет — не было. Было решено переходить на полноценную систему комплексной автоматизации — 1С:КА. 

Ключевые цели, которые мы поставили

• Наладить корректный и прозрачный расчёт себестоимости,
• Консолидировать все операции в единой системе,
• Получать управленческую отчётность без задержек,
• Снизить зависимость от Excel и ручных сводов.

Этапы проекта: от целей к результатам

Постановка целей и приоритетов

Первое, что сделала команда проекта — зафиксировала, какие задачи должны быть решены в первую очередь. Было решено сосредоточиться на базовых процессах: учёт затрат, формирование себестоимости, отчёт о прибылях и убытках.

Подготовка данных

Одним из самых трудоёмких этапов стала работа с исходными данными. Номенклатура, контрагенты и статьи затрат были приведены к единому виду, убраны дубли, установлена единая классификация. Если пренебречь этой подготовкой, система начнёт выдавать искажённые цифры уже на первом закрытии месяца.

Настройка учётной политики

Для корректной работы системы заранее были определены правила распределения затрат, порядок расчёта себестоимости, структура статей и методика закрытия периода. Это стало основой для того, чтобы цифры в отчётах были единообразными и сопоставимыми.

Начало работы в системе

Важное решение: после настройки системы, периода обучения и заведения остатков, сотрудники начали работать в системе достаточно быстро. Это стало возможным благодаря тому, что все процессы были описаны и инструкции по работе созданы для каждого рабочего места. Карту процессов мы создавали сразу, как только клиент зашел на аутсорсинг, мы должны были знать о его процессах все.

Регулярное закрытие периода

Даже несмотря на ошибки первых месяцев, предприятие закрывало учётные периоды в новой системе. Такой подход дисциплинирует и помогает быстрее наладить ритм: все понимают, что цифры должны быть готовы к определённой дате.

Минимизация доработок

Компания отказалась от обширных доработок и программирования. Процессы подстраивались под стандартную логику системы. Это позволило сократить сроки и получить результат более оперативно.

Получение отчётности

Уже через три месяца компания получила три отчёта: PnL, Отчёт о валовой прибыли и анализ себестоимости. Эти отчёты стали базой для принятия решений, избавив собственников и Топ-менеджмент от необходимости сверять данные в десятках Excel-файлов.

Результаты внедрения

• Устранили дублирование функций и ручных операций. Если раньше сотрудники тратили часы на сверку данных из разных систем и корректировку ошибок, то теперь все процессы выполняются в едином контуре, а данные проходят автоматическую проверку.
• Учёт себестоимости стал прозрачным и точным. Компания смогла точно рассчитывать, сколько стоит производство или закупка каждой единицы товара, какие издержки формируют себестоимость и где именно возникает перерасход. Появилась возможность управлять маржинальностью и корректировать политику закупок.
• Управленческая отчётность формируется в срок. Необходимые данные доступны в режиме «здесь и сейчас». Руководство может принимать решения на основе актуальной информации, а не устаревших цифр.
• Система стала единым источником данных для принятия решений. Финансовая служба, отдел закупок, склад и продажи работают в едином информационном поле.

И самое главное — автоматизация принесла результат уже через три месяца. Однако такие результаты достижимы не всегда. На практике многие проекты по автоматизации сталкиваются с проблемами. Чтобы этого избежать, стоит учитывать типичные ошибки, с которыми чаще всего сталкиваются компании.

Типичные ошибки внедрения

1. Нечёткие цели проекта. Если автоматизация запускается без конкретных задач и измеримых показателей, проект становится неуправляемым. Чтобы избежать этого, необходимо ещё на старте зафиксировать конкретные цели: сокращение времени закрытия месяца до пяти рабочих дней, снижение ошибок в заказах на 20% или получение управленческой отчётности в срок до 10 числа каждого месяца.
2. Недооценка качества данных. Система не сможет корректно работать, если в неё загружаются неполные, дублирующиеся или противоречивые данные. Поэтому этап подготовки данных необходимо включать в план проекта: очистить справочники, определить единые правила кодировки и убедиться, что все подразделения используют одинаковые форматы.
3. Избыточные доработки. Каждая индивидуальная доработка системы увеличивает её сложность, а значит — повышает риски ошибок и зависимость компании от внешних разработчиков. Поэтому рекомендуется максимально использовать стандартный функционал системы и прибегать к доработкам только в случае, если они критически необходимы для бизнеса и их эффект можно измерить.
4. Отсутствие регулярного закрытия. Если организация откладывает проведение первого управленческого закрытия периода до момента полной отладки системы, процесс может затянуться на неопределённый срок. Практика показывает: закрытие периода необходимо запускать как можно раньше, даже если на первых этапах оно сопровождается ошибками. Постепенное исправление выявленных проблем позволит быстрее стабилизировать процесс.
5. Сопротивление сотрудников. Даже самая современная система может оказаться невостребованной, если пользователи не понимают её ценности или не умеют работать с новым инструментом. Чтобы минимизировать этот риск, важно вовлекать сотрудников на всех этапах внедрения: объяснять цели проекта, проводить обучение и показывать, как именно новая система упрощает их работу.