Кадровый учёт без штрафов и головной боли. Контрольные точки для руководителя.

Просмотров: 81
24.05.2021
Динара Митькина
Автор статьи Динара Митькина Руководитель направления учёта зарплаты и кадров

Кадровый учёт это не бухгалтерия, это отдельное направление, которое содержит свои законы и правила. В малом и среднем бизнесе к нему чаще подходят по остаточному принципу. Компании не делают даже минимальных вещей. Но для бизнеса это риски. Потому что при проверке или спорной ситуации с сотрудником компания будет в проигрыше. Рассказываем, как наладить кадровый учёт малому и среднему бизнесу.

Если в компании не всё в порядке с кадровым учётом, любая проверка Государственной трудовой инспекции может повлечь многотысячные штрафы. А спор с сотрудником в этом случае — нулевой шанс выиграть суд.

При этом малом бизнесе чаще всего функции кадровой службы исполняет не кадровик, а бухгалтер, секретарь, специалист по подбору персонала — хотя это не их профиль. Что же нужно контролировать, чтобы быть уверенным в правильности кадрового учёта? Мы собрали восемь основных контрольных точек кадрового учёта для руководителя.

 

Контрольные точки в учёте кадров

Эти контрольные точки можно реализовать через кадровые отчёты. Их можно найти в программе 1С: ЗУП в закладке «Кадры» — «Кадровые отчёты». И при использовании программы не нужен дорогостоящий специалист в 1С для настройки и создания отчётов — всё интуитивно понятно.

Отчёты, которые мы рекомендуем использовать в работе:

Анализ штатного расписания на соблюдение. Штатное расписание является обязательным документом и весьма удобным инструментом, из которого можно увидеть:

  • организационную структуру компании — её структурные подразделения, должности;
  • штатную численность и количество штатных единиц по каждой должности;
  • систему оплаты труда по должности.

Данный отчёт показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято. Какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием и какой его объём фактически использован. Контрольные точки — соотношение ФОТ и штатных единиц, а также соблюдение лимита по ФОТ и наполняемости штата.

Есть вопросы по учёту кадров? Запишитесь на консультацию к руководителю направления учёта зарплаты и кадров Динаре Митькиной и получите профессиональные ответы.

Анализ штатной расстановки позволяет получить штатную расстановку по организации в разрезе иерархии подразделений и должностей по штатному расписанию, фактической расстановке сотрудников. Отображает количество ставок по штатному расписанию, занятых ставок, временно освобожденных, свободных — это вакантные места.

Анализ табеля на соответствие фактическому порядку. Многие компании не уделяют должного внимания данной процедуре. Для анализа вам потребуется сформированный табель из 1С (итоговый вариант — на основании которого начисляется зарплата, он же подписывается и подшивается) и внутренней табель / график работы за месяц / иной документ, который ведётся в отделах. При сравнении данных документов выявляются отклонения. Например: неявки, не проведённые командировки или отпуска без сохранения заработной платы.

Анализ текучести кадров позволяет увидеть закономерности.

Анализ потери рабочего времени. Потери рабочего времени могут вести к падению объёмов производства и перегрузке отдельных сотрудников, поэтому важно выявлять причины. Отчёт можно формировать по работникам, по подразделениям, а также по предприятию в целом. Например, можно увидеть, кто из сотрудников часто отсутствует и по какой причине, из-за чего нагрузка перераспределяется на остальных.

Анализ личных данных позволяет выявить информационные пробелы. Особенно, что касается обязательных персональных данных, полнота отражения которых влияет на персонифицированные бухгалтерские и кадровые отчёты.

Анализ остатков отпусков. Отчёт позволяет увидеть сводную информацию по накопленным остаткам отпусков по работникам, выявить работников с большими остатками отпускных дней. Чем он полезен: увидите, кого пора отправить в отпуск, чтобы снизить риски привлечения к ответственности за непредставление отпуска в течение двух лет подряд.

Анализ по плановым и фактическим отпускам. Удобный документ, который показывает соотношение запланированных и фактических отпусков, все отклонения от графика отпусков. Позволяет выявить работников, которые не отгуляли запланированный отпуск и возможные пересечения по отпуску у сотрудников с одинаковыми обязанностями.

Как работать с кадровыми отчётами

Выше мы перечислили основные отчёты, каждая компания с учётом своих особенностей дополняет список. При использовании данных отчётов вы снижаете риски привлечения к ответственности надзорными органами.

Регулярность формирования отчётов — ежемесячно или квартально — зависит от специфики вашей компании, а именно от численности, текучести и частоты внесения кадровых изменений. Большую часть отчётов оптимально формировать по итогам квартала. Лучше делать это заранее, чтобы не собирать данные в последний момент.

И последнее — о самом частом нарушении, которое выявляет Государственная инспекция труда.

Работники должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, кадровыми документами, которые связаны с их работой. Однако предприятия часто упускают этот важный момент из виду.

Важно, чтобы каждый документ был подписан сотрудником -— это юридически значимый факт. За нарушение работодателя могут оштрафовать. А в случае конфликта сотрудник вряд ли согласится подписывать что-либо задним числом. Тогда у компании будет только два пути: соглашаться на условия сотрудника или выплачивать крупный штраф.

Чтобы избежать таких неприятностей, надо обязательно контролировать процесс подписания документов.

Мы оказываем услуги по ведению кадров и расчёту заработной платы. Сейчас на обслуживании — розничная торговля, IT, строительные и производственные компании, охранные предприятия. Специалисты АЦ «Основа Капитал» готовы справляться со сложными задачами кадрового учёта, чтобы у руководителя не болела голова.

Поделитесь статьей
Читайте другие статьи
07.06.2021
Как оценивать экономическую эффективность товаров и управлять доходностью в торговле
31.05.2021
Финансы по-взрослому — сравниваем подходы к постановке и ведению управленческого учёта
31.05.2021
Как наладить порядок в кадровом учёте — три кита
24.05.2021
Как правильно сформировать резерв по сомнительным долгам