Fit it. Как мы создаём финансовые отчёты на дашбордах под собственника

Просмотров: 61
18.05.2021
Татьяна Ракульцева
Автор статьи Татьяна Ракульцева Руководитель проектов управленческого учёта и автоматизации

Отчёты, оформленные в понятные диаграммы и схемы, собственнику и руководителям бизнеса анализировать легче. Для этого мы создаем дашборды в Power BI — инструмент для визуализации и анализа финансовой информации. Рассказываем — из каких этапов состоит разработка дашбордов под потребности конкретной компании и пользователя отчётности.

Какой должна быть отчётность для руководителя?

Есть базовые правила:

  1. Формы и правила заполнения отчётов должны быть утверждены и согласованы руководителем. Вы должны получать ту информацию, которая вам полезна, в том виде, который вам удобен. Как это проверить? Если глядя в отчёт вы за несколько минут понимаете текущие показатели и знаете, какие решения в связи с этим принять — значит, отчёт выполняет свою функцию.
  2. Все финансовые отчёты составляются по единым учётным принципам. Если вы решили, например, объединить какие-то расходы в группу, то так эти расходы и должны проходить по всем отчётам. Иначе каждый раз вам придётся задавать уточняющие вопросы и тратить время, чтобы разобраться.
  3. Отчёты составляются по одной и той же форме. Руководителю интересно видеть динамику и понимать, куда движется компания. Вы должны иметь возможность сравнить сопоставимые данные. Если в марте вам свели отчёт по одним строкам, а в апреле по другим — это плохой отчёт.
  4. Один отчёт — одна страница или один экран. Это правило хорошего тона. Руководитель должен одним взглядом охватить ситуацию и сделать правильные выводы.
  5. В отчётах должна быть использована приятная цветовая гамма, которая помогает, а не затрудняет чтение. Кажется неважным сначала, но быстро становится существенным.

Конечно, важно правильно прописать методологию учёта, единые принципы работы с финансовой информацией, Учётную политику. Но кроме этого, что видно из правил выше, — важно грамотно визуализировать данные. Потому что нечитабельные отчёты, даже содержащие корректную информацию, не принесут ту пользу, какую могли бы.

 

Смотрите запись кейс-вебинара по настройке дашбордов для сети розничных магазинов

 

Проиллюстрируем на примере

Собственник компании поставил перед бизнесом цель по развитию новых рынков по методу OKR — этот метод синхронизирует командные и индивидуальные цели и обеспечивает эффективный контроль над реализацией задач. Чтобы отследить процесс, предпринимателю нужно было создать дашборд — за этим он обратился к нам.

Чтобы видеть ход достижения целей, мы разработали дашборд в Power BI, отражающий следующие параметры аналитики:

  • Отчёт о доходах и расходах (ОДР) в виде графика и таблицы — показывает выручку, себестоимость, переменные расходы, валовую прибыль.
  • Отчёт о движении денежных средств (ДДС) в виде графика — показывает поступления денег.
  • Карточка по рентабельности валовой прибыли — по срезам: период, организация, подразделение.
  • Фильтры отбора по новым рынкам для всех отчётов — показывает данные по регионам, номенклатурам.

Чтобы получился итоговый дашборд, сначала мы создаём прототип — модель функционала будущего продукта или системы. Работа над прототипом состоит из нескольких этапов.

  1. Скетч — набросок на доске, бумаге или любой другой поверхности. Мы от руки рисуем будущие диаграммы, таблицы, блоки информации, которые хотим отразить в отчёте, их расположение на дашборде.

 

Пример прототипа-скетча

 

  1. Варфрейм — это каркас или план с определенными метриками, который показывает, как располагается информация на странице. По сути, это структурированный скетч, выполненный уже на компьютере в программе для визуализации.
  2. Мокап — это варфрейм с подборкой цветов и шрифтов, то есть, визуально структурированная и оформленная информация.

 

Пример прототипа-мокапа

 

Благодаря поэтапному подходу:

  • улучшаем качество продукта,
  • уменьшаем количество правок,
  • экономим время заказчика.

Таким образом мы проходим несколько итераций, вносим корректировки, учитываем потребности пользователей, сверяемся с заказчиком по ходу проекта — что даёт на выходе предсказуемый и полезный результат в виде работающего инструмента для ежедневного использования.

Развивайте свой бизнес с удобными, наглядными, своевременными отчётами на дашбордах. Узнайте больше и оставьте заявку на консультацию.

Поделитесь статьей
Читайте другие статьи
07.06.2021
Как оценивать экономическую эффективность товаров и управлять доходностью в торговле
31.05.2021
Финансы по-взрослому — сравниваем подходы к постановке и ведению управленческого учёта
31.05.2021
Как наладить порядок в кадровом учёте — три кита
24.05.2021
Как правильно сформировать резерв по сомнительным долгам