Финансы по-взрослому — сравниваем подходы к постановке и ведению управленческого учёта

Просмотров: 127
31.05.2021
Ирина Екимовских
Автор статьи Ирина Екимовских Директор
Татьяна Ракульцева
Автор статьи Татьяна Ракульцева Руководитель проектов управленческого учёта и автоматизации

«Дорого и неуправляемо» — такой отзыв мы получили о работе одной из компаний, предлагающей услуги финансового директора на аутсорсинге. Хотя весёлые картинки в рекламе обещали, что настройка управленческого учёта — это быстро и просто, — на деле сотрудничество обернулось головной болью для собственника. Перед тем как определиться, кому доверить управленческий учёт, рекомендуем изучить подходы к работе и условия оказания услуг разных аутсорсеров.

К нам приходят клиенты, которые ранее обращались за настройкой управленческого учёта к другим компаниям и получили не лучший опыт. В статье мы собрали основные негативные моменты, о которых рассказали наши клиенты.

 

Обещали легко и просто

1. Массовое обслуживание.

Бизнес-модель таких компаний построена на том, чтобы зарабатывать на количестве клиентов. Чем больше компаний на обслуживании — тем лучше. Все формы отчётности типовые, не адаптируются под специфику конкретного бизнеса. Предлагается подогнать свои процессы под эти формы. Отсюда плюсы и минусы. Плюс — в быстром подключении к услуге. Минус — типовое решение может вам не подойти, придётся донастраивать «костыли», чтобы пользоваться формами отчётов.

Чаще всего, такой управленческий учёт может подойти для микро-бизнеса, который только запустился, а значит — мало операций, мало сотрудников, нет филиалов, пока что собственник может многое держать в голове. Как только начинается усложнение процессов, появляются различные направления и бизнес-единицы — аналитика затрудняется, а типовые отчёты становятся «малы». «Никто не будет крутить вам отчётность для удобства анализа», — резюме от бывшего клиента такой аутсорсинговой компании.

Мы работаем по-другому. Наш подход камерный. Глубоко прорабатываем задачи с каждым клиентом, анализируем бизнес. Разрабатываем индивидуальные решения, используя ключевые формы управленческой отчётности, но не ограничиваясь ими. Работаем только с теми, кому действительно можем быть полезны. И ограничиваем количество проектов, чтобы наши эксперты могли уделить достаточное внимание каждому клиенту.

2. Заполнение таблиц самостоятельно.

Клиент, который ушёл к нам от конкурента, рассказал — заполнять таблицы приходилось самому «под наблюдением» финансового директора. Опять же — подходит для небольших компаний, когда собственник сам ведёт финансовый учёт. Обычно, до поры до времени, он также сам налаживает производство и занимается продажами. Рано или поздно — вы начнёте разрываться между этими процессами или вообще решите, что хотите выйти из операционки.

Когда мы берём ведение управленческого учёта на себя — это значит, что мы сами формируем структуру оперативных и итоговых отчётов верхнего уровня, ежемесячно собираем данные, презентуем их собственнику и ключевым сотрудникам компании, делаем разбор, интерпретируем результаты, помогаем анализировать показатели и предлагаем варианты управленческих решений. Собственник получает понятные управленческие отчёты каждый месяц 10-го числа.

3. Молодые и неопытные специалисты.

Обычно в такой компании клиента сопровождает вчерашний студент, прошедший полугодовой курс внутреннего обучения. Работа с клиентами поставлена на поток. Понятно, что «недорогие» специалисты у аутсорсинговой компании обеспечивают относительно невысокий средний чек для их клиента. Но из-за этого глубинного анализа и качественной аналитики никто не получает. А если нужно решить нестандартную задачу — например, свести 4 компании и 5 ИП, убрать внутрикорпоративные обороты, — то финансовый директор просто «плывёт».

Наша команда — это опытные специалисты, которые работают больше 20 лет в финансовой сфере. Ежегодно мы посвящаем 170 часов внутреннему обучению, ценим преемственность, растим экспертов внутри компании. Ситуаций, когда неопытный специалист работает один на один с заказчиком, у нас не может быть.

4. Хочешь результата? Плати больше.

В понимании конкурентов, если клиент платит «всего» 90 тысяч ₽ в месяц за учёт, можно и не доводить дело до результата. Как сказал один из наших клиентов «если за 4 месяца дойдёте от простейшего cashflow до планирования доходов и расходов — уже прекрасно», а на большую глубину рассчитывать не стоит. А если в типовых google-таблицах поползли формулы, то придётся дополнительно заплатить, чтобы вам заново всё настроили.

Мы же ещё на первом, аналитическом этапе проекта постановки управленческого учёта, анализируем текущие бизнес-процессы клиента, выявляем проблемы и ошибки в учётной системе, фиксируем задачи и долгосрочные цели собственника. Исходя из этого формируем карту процессов, дорожную карту доработок, делаем оценку стоимости, чтобы не было сюрпризов. А к реализации проекта подходим гибко — по agile-методологии. Т.е. в процессе постоянно сверяемся с целями, запрашиваем обратную связь от клиента на каждом этапе, вносим изменения, если изменилась ситуация. Важен результат, а не формальности.

Индекс удовлетворённости наших клиентов NPS — 90%. 85% компаний работают с нами постоянно. Это говорит о том, что «текучки» нет, мы ценим предпринимателей, и результат каждого клиента для нас важен.

5. Финансовая стратегия? Нет, не слышали.

Предлагать клиенту больше, чем заполнение таблиц, затратно. Финансовая стратегия — это результат анализа текущих показателей, предложения по улучшениям, прогноз и моделирование. По словам нашего клиента у предыдущей аутсорсинговой компании «никакой речи о финансовой стратегии не идёт, управление по цифрам вы не получите, вас не будут консультировать на финразвилках».

Правильно, в это надо вкладываться интеллектуально и временным ресурсом. Но мы убеждены: точные цифры > верные управленческие решения > быстрый рост бизнеса. Поэтому вместе с клиентом мы работаем над улучшение его финансовых показателей.

Ирина Екимовских, директор АЦ «Основа Капитал»: что такое финансовая стратегия?

Улучшение финансового менеджмента в компаниях МСП — наша миссия. Это та идея, которая нам действительно интересна. К её реализации мы приближаемся и в ежедневной работе с клиентами, помогая собственникам и руководителям управлять с опорой на финансовые данные, и проводя полезные вебинары и семинары.

Смотрите актуальный календарь полезных деловых мероприятий — выбирайте и регистрируйтесь

6. А кроме учёта?

По договору — предоставление форм в google-таблицах для ведения учёта денег. Это вы и получите. Ни граммом больше. «Точно никто вам не расскажет про госпрограммы поддержки, не будет отстаивать ваши интересы».

Финансовый менеджмент — дело комплексное. Инструменты привлечения финансирования, управление кредитным портфелем, налоговое планирование — это всё про управление деньгами в бизнесе. Поэтому в нашей компании мы аккумулировали все необходимые компетенции.

Если видим, что налоговая структура группы компаний генерит больше рисков, чем экономии — мы обязательно предупредим клиента и предложим пересмотреть текущую модель. Если знаем, что фонды или банки запустили хорошие программы льготного кредитования, а нашему клиенту не помешает финансовый рычаг — мы поможем подготовить документы и получить финансирование.

О снижении рисков и повышении качества финансового учёта — отзыв Михаила Тихомирова, собственника сети кофеен Black&White

7.  После расторжения договора — прощайте, таблицы.

Вся работа по учёту, которую клиент проделал ранее, теперь недоступна, потому что доступ к таблицам закрылся после расторжения договора. С аналогичными ситуациями сталкивались наши клиенты, которые переходили от других аутсорсеров бухгалтерского учёта — им сообщали, что учёт вёлся на базе учётной системы, принадлежащей аутсорсинговой компании, и ведут они там всех клиентов. А это значит — не могут передать базу, потому что нельзя отделить данные разных клиентов. В результате — отсутствие у клиента информации за несколько лет, необходимость восстановления остатков на начало периода и информации за текущий период по первичным документам. А ведь бухгалтерские данные являются базой для формирования управленческих отчётов.

Наш подход: вы должны иметь доступ к своей учётной системе и обладать всеми данными. Поэтому мы ведём учёт на аутсорсинге в вашей программе. Условие о передаче архива должно быть установлено договором: при прекращении договора подрядчик обязан предоставить архив базы в кратчайшие сроки. А если речь идёт об онлайн-таблицах для управленки или дашбордах в Power BI — то мы передаём их на ваши аккаунты сразу после создания.

 

Итак, какой учёт лучше «весёлый» или по-взрослому?

Мы никогда не обещаем клиентам, что настройка финансового учёта — это лёгкая прогулка. Это вдумчивая, серьёзная работа, которая часто требует перенастройки бизнес-процессов, работы с персоналом, внедрения новых подходов и регламентов через сопротивление на местах, инвестиций в доработку ПО. Эта работа точно требует вовлечения и погружения собственника, изучения ключевых тем. Это командная работа — наша с вами. Это долгосрочное партнёрство и определённая дисциплина. Результат — повышение прибыльности бизнеса и дивидендов собственника. Мы думаем, оно того стоит.

О счастье собственника — отзыв Владимира Свяжина, собственника ИПС Свердловская

Узнайте больше о постановке и ведении управленческого учёта в Аутсорсинговом центре «Основа Капитал» и оставьте заявку на консультацию — начнём работу!

Поделитесь статьей
Читайте другие статьи
07.06.2021
Как оценивать экономическую эффективность товаров и управлять доходностью в торговле
31.05.2021
Финансы по-взрослому — сравниваем подходы к постановке и ведению управленческого учёта
31.05.2021
Как наладить порядок в кадровом учёте — три кита
24.05.2021
Как правильно сформировать резерв по сомнительным долгам