Финансовые отчёты: почему не используем?

Просмотров: 33
09.01.2021

По статистике, 70% руководителей не используют финансовые отчёты. Причина – они непонятные и нечитабельные. Но мы-то с вами знаем, что не контролируя дела в компании, руководитель не сможет ей эффективно управлять!

По статистике, 70% руководителей не используют финансовые отчёты. Причина – они непонятные и нечитабельные. Среди директоров ходит шутка: «Есть чем давать сдачу покупателям – прибыль есть. А сдачи нет – нет и прибыли».

Даже крупные отечественные компании часто ограничиваются контролем по «кассовому» методу: считая доходами и расходами движения денежных средств. В конечном итоге такой подход приводит к необходимости анализировать не показатели деятельности, а вникать в суть массы ежедневных операций.

Зачем нужны отчёты

Финансовые отчёты показывают как текущее состояние предприятия,так и его динамику. Отследить, куда уходят деньги, увидеть прибыль в настоящий момент, понять, рентабельно ли в принципе предприятие, можно только из финансовых отчётов.

Основные объекты учёта – расходы и доходы предприятия.

С помощью отчётности можно просчитать коэффициенты, которые покажут, в каком состоянии организация в данный момент.

Однако типичны ответы руководителей: «Отчёты не использую, потому что:

  • они непонятные;
  • поздно предоставляются;
  • в них постоянно ошибки и исправления».

Соответственно, руководители не знают, где в компании прибыль, где убытки. Без точной отчётности они могут лишь примерно это представлять.

Откуда видно деньги

Три главных управленческих отчёта – следующие:

  • Отчет о доходах и расходах (ОДР).
  • Отчёт о движении денежных средств.
  • Баланс.

ОДР покажет, сколько прибыли получает организация, и какие затраты можно себе позволить.

Отчёт о движении денежных средств позволит понять, сколько и каких денег поступает в компанию и уходит из нее.

Баланс отражает текущее состояние, исходя из которого можно отследить, как выросла «дебиторка» или уменьшилась «кредиторка», и сколько, в конце концов, стоит компания.

Периодичность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) и детализацию (глубина аналитики и расшифровки показателей) показателей каждая организация определяет самостоятельно.

Отчёт – коммерческая тайна

Законодательство не предписывает, как именно должен выглядеть отчёт. Организация управленческого учёта – это внутреннее дело организации. Назначение отчётов только одно: ясно ответить на «вечный» вопрос, где деньги? Поэтому каждый руководитель строит учёт сам «под себя», а форма внутренних отчётов – коммерческая тайна.

Отсюда многочисленные примеры самодельных внутренних отчётов, которые делаются не по общепринятым стандартам, а на усмотрение руководителя (если руководитель вообще читает отчётность). Бизнес – это итак зона повышенного риска для предпринимателя. Отсутствие внутренней отчетности серьезно увеличивают риск бизнеса.

Как выглядят данные

Если предприниматель пользуется управленческими отчетами, то основная ошибка, которая усложняет их понимание, – это визуализация информации. Часто такой внутренний отчёт выглядит как громадная таблица, в которой невозможно разобраться.

Рис.1 Скриншот с реального отчета одного из клиентов.
Если его распечатать и склеить, длина отчета составит 3 м.

Есть целый ряд способов представить информацию читаемо и наглядно. Наглядно – значит, не просто использовать цифры, а подкреплять их графикой.

Визуализация данных

Как же создать понятный финансовый отчёт? Наглядно представить отражённые в нём данные, то есть использовать визуализацию данных.
Визуализацию данных используют только 37% отчётов. А ведь это мощный инструмент, позволяющий:

  • увидеть ключевые показатели деятельности предприятия на одной странице,
  • легко сравнить показатели соседних периодов,
  • проследить динамику расходов и доходов, прибыли и убытков,
  • понять общую тенденцию, которой следует организация в своём развитии.

Хороший отчёт может выглядеть так:

Рис. 2 Пример наглядного финансового отчета

Принципы отчётности

Из отчёта должно быть понятно:

  • что анализируется (например, группы товаров, сорта продукции, отдельные продукты, а также и финансовые показатели: доходы, расходы, прибыль);
  • по каким критериям анализируется (период, сравнение с плановыми величинами и т. п.).

Человеческий мозг мыслит образами, а не точными данными, поэтому графика всегда легче для восприятия, чем цифры. А когда цифр становится слишком много (например, анализируется хотя бы 10 показателей по 5 критериям), наша память не в состоянии удерживать столько цифр, чтобы их сравнить. Выход – графическое представление информации.

Правила хорошего тона

Даже при составлении графически наглядных отчётов не нужно забывать о правилах хорошего тона:

  • Один отчёт – одна страница.
  • Не забываем заголовок и дату.
  • Шрифт читается без напряжения.
  • Данные структурированы.
  • Приятная цветовая схема.

Что нам даст отчётность

Какую пользу руководитель может извлечь из таких отчётов? При правильной свободно читаемой отчётности легко сразу:

  • отследить признаки ухудшения финансового состояния предприятия и принять своевременные меры (внести средства от собственников, продать неиспользуемые активы и так далее);
  • определить точки роста. Подумать об инвестировании в другие направления. Такие решения принимает не главный бухгалтер, а руководитель. 

Исходя из показателей финансовой отчетности можно понять стратегию развития компании.

Подведём итоги

  • Отчёты – это информационный канал, через который руководитель компании может взаимодействовать со всеми подразделениями и даже сотрудниками.
  • Отсутствие финансовых отчётов – это риск для организации. Чтобы свести его к минимуму, разработайте формы для каждого из отчетов. Делайте их понятными, лёгкими для восприятия.
  • Умея читать финансовую отчётность, вы контролируете вашу организацию. Если вы не читаете отчётов, или они непонятно написаны, – вы теряете контроль.
  • Только наглядную информацию легко воспринимать и анализировать.
Поделитесь статьей
Читайте другие истории успеха
29.03.2021
Как понять, какую задачу для вашего бизнеса должен решать управленческий учёт и как настроить систему для получения необходимых вам финансовых данных?
31.03.2020
Семь полезных привычек для руководителя чтобы бизнес не болел
29.03.2021
Больше, чем аудит. Как застройщик узнал, что управляющая компания может быть прибыльной
26.03.2021
Ключевые показатели торговой компании: на что ориентироваться?
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.