Электронный документооборот: надо ли распечатывать бумаги и где хранить файлы?

Закон не обязывает распечатывать электронные документы. Но их важно хранить в течение тех сроков, которые установлены по правилам организации государственного архивного дела, и не меньше пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 ФЗ N 402). Компания должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухучёта и защиту от изменений (п. 3 ст. 29 ФЗ N 402).

При этом создавать архив — это право, а не обязанность компании (ст. 13 ФЗ N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации»). Тем не менее, закон обязывает организаций и индивидуальных предпринимателей сохранять архивные документы в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, законодатель обязал коммерческие организации хранить документы, но порядок хранения не регламентировал. Поэтому каждая компания или ИП самостоятельно обеспечивают сохранность официальных бумаг в течение нужного срока.

Как тогда правильно хранить электронные документы?

Электронный архив создают с помощью специального программного обеспечения или своими силами на серверах.

Архив выглядит как набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Компания может самостоятельно разработать правила хранения своих официальных бумаг: главное, чтобы это обеспечивало сохранность документов вплоть до истечения срока хранения.

Есть несколько обязательных правил хранения электронных документов. Они обозначены в пункте 2.30 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

1. В архиве компании должно быть не меньше двух экземпляров каждого документа (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
2. У компании в распоряжении должны быть технические и программные средства, которые нужны для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
3. Компания обеспечивает режим хранения электронных документов, которые исключает утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

При создании электронного архива можно опираться на «ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005). Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».