Руководитель проектов постановки управленческого учёта аудиторско-консалтинговой группы «Капитал» Елена Колесниченко на примерах разбирает, что дает управленческий учет, сколько уходит времени, сил и других ресурсов на его постановку, и почему бояться этого процесса не стоит.
— С каким запросом к вам приходят собственники, которым требуется управленческий учет? Как проблемная ситуация выглядит на практике?
— Самая частая история звучит так: «Деньги на счетах есть, а прибыли на руках нет. Возникает внутренний дисбаланс. Причина в том, что у многих есть только отчёт о движении денежных средств — это просто движение денег, притоки и оттоки. Он не отвечает на вопрос, сколько бизнес реально заработал и в каких направлениях. Понять это можно только по двум другим отчётам — о доходах и расходах и по управленческому балансу. Пока их нет, собственник принимает решения фактически вслепую.
— Почему нельзя просто посмотреть в бухгалтерию?
— Потому что бухгалтерский учёт ведётся для взаимодействия с государством, а не для управления. По нему вы не поймёте, правильно ли движется бизнес и то ли направление вы развиваете. Плюс у многих компаний данные разрознены: часть сведений — в Google-таблицах, производство, например, ведет учет в самодельных ведомостях, которые передаются от участка к участку, склад — в отдельной базе, которая зачастую не закрывается и не показывает реальных остатков на данный момент времени. Каждый отдел приносит собственнику свою цифру из своего источника, а свести и проверить их нельзя. Отсюда главная боль: нет доверия к данным. Приходится верить менеджерам на слово, а расхождения всплывают в лучшем случае во время инвентаризации.
— Управленческий учёт звучит как что-то глобальное. Сколько на самом деле занимает постановка такого процесса?
— Это индивидуально, но давайте на конкретном примере. У нас был один из проектов — группа компаний из пяти юридических лиц, с производством и услугами, около сорока пользователей системы. Полную постановку мы сделали за девять месяцев. И я считаю, что для такого масштаба это очень быстро и очень успешно, и для нас это один из самых сильных проектов. Девять месяцев — это, скорее, минимальный срок при хорошем раскладе: когда на стороне клиента есть сильный лидер, команда вовлечена, и никто ничего не скрывает. Если по ходу вскрываются подводные камни, проект может идти дольше, чем запланировано, но в любом случае — это не полтора-два года как опасаются многие, а при отсутствии объективных осложнений гораздо быстрее.
— Из чего вообще складывается процесс постановки управленческого учета?
— Процесс прозрачный и разбит на этапы. Начинается всё с выездного аудита. Руководитель проекта неделю работает на площадке клиента: заходит на разные участки, участвует в операционном цикле, проводит интервью, детально описывает бизнес-процессы. Дальше идёт аналитический этап: интервью с каждым членом команды по его зоне ответственности. Из этого мы прорисовываем карту процессов и документооборот — то, как реально устроен бизнес. Затем составляем дорожную карту: все вехи, задачи и подзадачи на весь проект, помесячно. По ней и собственник, и финансовый директор в любой момент видят, на каком этапе мы находимся. Потом — выбор программного обеспечения, ввод начальных остатков, обучение сотрудников и настройка отчётности. Плюс еженедельные встречи команды, где мы честно фиксируем, что идёт хорошо, а что буксует.
— Встречаете ли вы сопротивление на каком-то из этапов?
— Конечно, и это нормально. В процессе внедрения мы наблюдаем протест некоторых сотрудников клиента, вплоть до увольнения, так как адаптироваться к новому рабочему процессу-всегда нелегко! В данном проекте, сложно было отделу бухгалтерии: переходить с привычных бухгалтерских счетов на новую логику учета, а именно учет по регистрам.
Мы делаем все, чтобы решить эти проблемы и технически, и на уровне коммуникации с командой: создаем видеоинструкции — это пошаговые инструкции со скриншотами из их рабочей базы; заводим общий google файл, куда сотрудники в течение дня пишут вопросы, и отвечаем на них ежедневно, плюс короткие встречи с командой (рабочей группой) некие пятнадцатиминутки, на которых детально разбираем все сложности с которыми столкнулись пользователи. Когда заинтересованность идёт с обеих сторон, сопротивление снимается очень быстро.
— Что в итоге получает собственник? Что реально меняется в управлении?
— Появляется единая система , в которой ведется учет в разрезе всех направлений бизнеса. Все работают в одной системе! По итогам проекта постановки управленческого учета собственник получает три основных управленческих отчёта:
А также по запросу дополнительные операционные отчеты.
Таким образом он видит маржу по каждому ЦФО, направлению деятельности. На основании полученных цифр, собственник может сделать вывод: что именно генерит его прибыль, а какое, например, направление деятельности или магазин тянет всех вниз.
Также мы настраиваем регламент закрытия периода — это таблица в Еxcel, где у каждой операции есть свой срок выполнения и ответственный за эту операцию. Регламент нужен для того, чтобы отчётность собиралась в требуемые даты. И обязательно обучаем топ-менеджеров читать эти отчёты и принимать по ним управленческие решения. Цифры перестают быть формальной отчётностью и становятся инструментом управления прибылью.
— Многие боятся идти в постановку, потому что у них «слишком большой бардак». Нужно ли что-то готовить заранее?
— Бардак — это, скорее, норма на старте, и как раз для того и нужен выездной аудит, чтобы руководитель проекта мог увидеть все бизнес-процессы, всю операционную систему своими глазами. Важно не утаивать все сложности и проблематику учёта, а максимально доносить их и тогда проект будет протекать без острых углов. Основные проблемы в бизнесе на старте, с которыми мы сталкивались при постановке управленческого учета — это складской учёт и корректность взаиморасчётов. Если складской учёт не контролируется, и никто не может подтвердить реальные остатки, а сверки с контрагентами не ведутся, то сначала нужно навести порядок в этом блоке. И это может быть отдельным этапом работы нашей команды до самой постановки.
— Что бы вы сказали собственнику, который всё понимает, но не решается?
— Если вы не можете ответить, где именно ваша прибыль и кто её зарабатывает, а кто проедает, — значит, вы управляете бизнесом на ощущениях. Управленческий учёт — это не про «дорого и долго», это про то, чтобы наконец увидеть реальные результаты своего бизнеса. Начать можно с аудита: он покажет реальную картину и объём предстоящей работы, после чего решения можно принимать предметно, опираясь на факты. Другой вариант — пройти интенсив «Деньги в бизнесе» , где на примере цифр своей компании можно разобраться, почему нет прибыли и где деньги. В этом случае собственник уже сам поймет, какой именно управленческий отчет он хочет видеть в своей компании.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений.
