Постановка управленческого учёта в агросервисе

За 9 месяцев мы собрали данные пяти юрлиц в единую систему на базе 1С и дали собственнику прозрачную управленческую отчётность по каждому направлению бизнеса. Рассказываем, какие были сложности во внедрении и отраслевые особенности проекта.

Точка старта: пять баз, разрозненные ведомости без доверия к цифрам

Запрос на постановку управленческого учёта поступил от финансового директора по инициативе собственника. Компания изначально открыта к развитию и нововведениям, поэтому к самому проекту команда была готова.

На старте единой учётной системы в компании не было. Были разные источники и разрозненные данные. Это лишало собственника доверия к цифрам:

• часть сотрудников вела данные в Google-таблицах;
• учёт на производстве вели в самодельных ведомостях, которые передавались от участка к участку до выпуска готового изделия;
• склад работал в отдельной базе 1С, которая не давала контроля остатков;
• административные затраты вела бухгалтерия, учёта активов не было.

При этом собственник мыслил на перспективу и хотел понимать, какую норму прибыли должен закладывать, чтобы работать с нужными показателями. Для этого и потребовалась достоверная управленческая отчётность.

  ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ

Этап 1. Выездной аудит и постановка задач

Руководитель проекта неделю работал на территории клиента: посещал разные участки, участвовал в операционном цикле, проводил интервью и максимально подробно описывал бизнес-процессы — как реально устроена работа на каждом этапе, от заказа до оказания услуги.

Уже на этом этапе стало ясно, какие задачи предстоит закрыть: создать единую учётную систему на базе 1С, навести порядок в остатках и настроить управленческую отчётность, которой можно доверять.

Этап 2. Дорожная карта и выбор системы

• Составили дорожную карту проекта: все вехи, задачи и подзадачи — от закрепления бизнес-процессов и выбора программного обеспечения до заведения начальных остатков.
• Карту расписали на все девять месяцев, чтобы и команда, и собственник в любой момент видели, на каком этапе идёт работа. Дополнительно проводились еженедельные встречи команды с обратной связью.
• Под задачи клиента выбрали ПО — 1С: Комплексная автоматизация — только там встроен блок производства и возможность вести ежедневный учёт. Более простые конфигурации с таким объёмом ежедневных операций не справились бы.

Этап 3. Внедрение, ввод остатков и работа с сопротивлением

Самой трудоёмкой частью проекта стал ввод начальных остатков и «заход» в базу. Пять юрлиц, около сорока пользователей — и никто из них раньше не работал в выбранной программе. Поэтому внедрение шло параллельно с обучением.

Чтобы облегчить переход, команда подготовила видеоинструкции — пошаговые инструкции со скриншотами из базы самого клиента с комментариями, какую кнопку нажать, чтобы завести конкретный документ.

Часть данных выгружали специальными обработками из действующих баз, часть заводили вручную — там, где в старых системах не было корректной информации по остаткам. Этот этап вместе с обучением и техподдержкой занял около двух месяцев.

Сопротивление тоже было — это ожидаемая часть подобных проектов. Здесь большую роль играют лидерские качества финансового директора: в нашем проекте финдир вовремя перераспределила работу, и работа не остановилась ни на день. Отдельно перестраивалась бухгалтерия: ей приходилось временно вести двойной учёт.

Чтобы снять напряжение, ввели общий Google-файл для вопросов с ежедневными ответами и короткие встречи-пятнадцатиминутки дважды в неделю. Взаимная заинтересованность быстро настроила рабочий режим.

Результат

Первые результаты собственник увидел, как только заработала сквозная цепочка:

• отдел продаж заводит документ-заказ клиента;
• технологи — документы производства и ежедневную выработку сотрудников;
• бухгалтер — акт реализации услуг и выписки банков.

Как только цепочка выстроилась, топ-менеджеры смогли в пару кликов формировать отчёт о валовой прибыли по каждому хозяйству — с выручкой, себестоимостью и маржой. Наглядно и прозрачно.

По итогам проекта клиент получил:

• единую учётную систему на базе 1С: Комплексная автоматизация вместо разрозненных источников;
• три ключевых управленческих отчёта — о доходах и расходах, о движении денежных средств и управленческий баланс;
• регламент закрытия периода по каждому юрлицу: таблица операций со сроками и ответственными;
• дополнительные аналитические отчёты под конкретные потребности (например, расход медикаментов и материалов по каждому ответственному сотруднику; контроль денежных поступлений для отдела продаж);
• обученных топ-менеджеров, которые умеют читать отчёты и принимать по ним управленческие решения;
• видимость экономики по каждому из направлений всех пяти юрлиц: какое приносит прибыль, какое убыток и по какой статье.

Теперь из месяца в месяц собственник видит, как работает каждое направление и почему, может управлять прибылью предметно и задавать топ-менеджменту нормы прибыли для достижения целей. Проект завершился итоговой встречей, на которой команда клиента дала честную обратную связь — работой остались довольны.

  ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ

Главная специфика была связана с характером услуг. Собственник хотел видеть себестоимость услуг в разрезе каждой номенклатуры (функциональная стрижка, лечение и другие) и по каждому конкретному заказу — при том что в одном заказе мастер, выезжающий в хозяйство, оказывает сразу шесть-семь видов услуг.

Типовой функционал 1С сделать это напрямую не позволял, поэтому стоимость разбивали по каждой номенклатуре с учётом сдельной заработной платы. Для этого наладили ежедневный учёт выработки: технологи фиксировали, сколько животных обработал мастер, сколько повязок наложил и снял. На отдельных задачах подключали программистов и аналитика 1С, чтобы доработать отчёты под потребности клиента. Все сложности решались своевременно, без сдвига сроков.

Ещё одна особенность — формат группы компаний. Изначально у компании был только отчёт о движении денежных средств, причём весьма подробный. Но он не отвечал на главные вопросы собственника: сколько прибыли и где она формируется. Это типичная ситуация — движение денег видно, а прибыль «не считывается». Полную картину дают только отчёт о доходах и расходах и управленческий баланс, к которым в итоге и пришли.

Получить консультацию по постановке управленческого учёта

Эксперты АКГ «Капитал» разберут вашу ситуацию, помогут собрать данные группы компаний в единую систему и настроить управленческую отчётность, которой можно доверять.

Оставить заявку на консультацию →