Украдут на миллион, а ты и не заметишь. Чем опасен небрежный учёт товаров на складе

Иван Ямов
Автор статьи Иван Ямов Руководитель отдела управленческого учёта

В ходе проекта по постановке управленческого учёта наши специалисты обнаружили, что данные о размере складских остатков у клиента недостоверные. Мало того, что собственник получал неверную отчётность, никто не мог ответить, что случилось с этими товарами — то ли ошибка программы, то ли украли, то ли не довезли. А вопрос стоял об остатках на 50 млн ₽.

Крупная оптово-розничная компания.

Отсутствие должного учёта товаров на складе. Искажённая управленческая отчётность.

Что предприняли:
  1. Первым делом нашли и проанализировали списанные партии.
  2. Проверили отражение операций в регистровой учётной базе.
  3. Нашли программные ошибки — некоторые операции реализации с определенными настройками не списывали товары со склада. Из-за чего со временем склад оказался завышен на 50 млн ₽.
  4. Сформировали ТЗ для программиста 1С на доработку программы, чтобы устранить ошибки базы.
  5. Перезапустили операции и списали остатки — чтобы данные учёта соответствовали реальности.
Результат:
  1. Теперь собственник будет получать достоверную управленческую отчётность.Расхождение суммы остатков на складе с реальной — это не просто досадная погрешность. Получается, что из-за несписанного со склада товара, также не падает в расходы сумма его закупки. Например, вы продали на 60 млн ₽ — показали выручку. А себестоимость получилась — ноль. Так по цепочке исказились данные о реальном финансовом результате. И принимая решение, например, о привлечении кредита собственник оперирует неверной информацией, а также показываете банку недостоверную отчётность.
  2. Компания застрахована от воровства сотрудников.Когда на складе 10 позиций, то можно просто взять и пересчитать их в любой момент. Но если речь про 4 больших склада на территории одного города, то уследить за движением товаров уже не так просто. Когда склад не контролируется, как в нашем кейсе, и об этом станет известно недобросовестным сотрудникам, то украсть можно хоть на миллион — из-за огромной дельты в учёте никто и не заметит.
Выводы:

Все процессы в учёте взаимосвязаны. Чтобы получать достоверную управленку, на основе которой можно принимать взвешенные решения, сначала надо настроить базубухгалтерский учёт. Часто человеческие или программные ошибки, как снежный ком, накапливаются годами. Из-за чего собственник и ТОП-менеджеры владеют информацией о бизнесе приблизительно, не зная точного финреза в марже, прибыли, ROE. Обычно, в ситуации кризиса все проблемы подсвечиваются и расхождение данных учёта становится критичным.

Мы поможем настроить управленческий учёт и вывести бизнес на новый уровень.
Поделитесь статьей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.