Украдут на миллион, а ты и не заметишь. Чем опасен небрежный учёт товаров на складе

В ходе проекта по постановке управленческого учёта наши специалисты обнаружили, что данные о размере складских остатков у клиента недостоверные. Мало того, что собственник получал неверную отчётность, никто не мог ответить, что случилось с этими товарами — то ли ошибка программы, то ли украли, то ли не довезли. А вопрос стоял об остатках на 50 млн ₽.

Крупная оптово-розничная компания.

Отсутствие должного учёта товаров на складе. Искажённая управленческая отчётность.

Что предприняли:
  1. Первым делом нашли и проанализировали списанные партии.
  2. Проверили отражение операций в регистровой учётной базе.
  3. Нашли программные ошибки — некоторые операции реализации с определенными настройками не списывали товары со склада. Из-за чего со временем склад оказался завышен на 50 млн ₽.
  4. Сформировали ТЗ для программиста 1С на доработку программы, чтобы устранить ошибки базы.
  5. Перезапустили операции и списали остатки — чтобы данные учёта соответствовали реальности.
Результат:
  1. Теперь собственник будет получать достоверную управленческую отчётность.Расхождение суммы остатков на складе с реальной — это не просто досадная погрешность. Получается, что из-за несписанного со склада товара, также не падает в расходы сумма его закупки. Например, вы продали на 60 млн ₽ — показали выручку. А себестоимость получилась — ноль. Так по цепочке исказились данные о реальном финансовом результате. И принимая решение, например, о привлечении кредита собственник оперирует неверной информацией, а также показываете банку недостоверную отчётность.
  2. Компания застрахована от воровства сотрудников.Когда на складе 10 позиций, то можно просто взять и пересчитать их в любой момент. Но если речь про 4 больших склада на территории одного города, то уследить за движением товаров уже не так просто. Когда склад не контролируется, как в нашем кейсе, и об этом станет известно недобросовестным сотрудникам, то украсть можно хоть на миллион — из-за огромной дельты в учёте никто и не заметит.
Выводы:

Все процессы в учёте взаимосвязаны. Чтобы получать достоверную управленку, на основе которой можно принимать взвешенные решения, сначала надо настроить базубухгалтерский учёт. Часто человеческие или программные ошибки, как снежный ком, накапливаются годами. Из-за чего собственник и ТОП-менеджеры владеют информацией о бизнесе приблизительно, не зная точного финреза в марже, прибыли, ROE. Обычно, в ситуации кризиса все проблемы подсвечиваются и расхождение данных учёта становится критичным.

Мы поможем настроить управленческий учёт и вывести бизнес на новый уровень.

КТО ИСКАЛ РЕШЕНИЕ

Иван Ямов, аудитор, финансовый аналитик, руководитель проектов управленческого учёта

Поделитесь статьей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.