«Учёт, которого мы ждали». Как мы настроили финмодель и разработали дашборды с оперативными показателями для сети кофеен

Иван Ямов
Автор статьи Иван Ямов Руководитель отдела управленческого учёта

Качественная финансовая модель помогает прогнозировать результаты и корректировать действия. А принятие оперативных управленческих решений невозможно без вовремя полученной отчётности. Руководство сети кофеен обратилось к нам за помощью в настройке учёта. Что нам удалось сделать рассказываем в кейсе.

Клиент

Сеть кофеен — больше 10 точек.

Проблема

  1. Финмодель компании в таблице Excel не совпадала с реальностью: громоздкий файл сводился вручную, а формулы периодически «слетали», из-за чего возникали погрешности. С документом было неудобно работать. Например, несколько раз в месяц при корректировке плана по точкам для прогноза денежного потока в динамике приходилось менять цифры на каждой отдельной вкладке — их больше 10, — а затем проверять, всё ли корректно отразилось.
  2. Руководители компании не получали оперативную и достоверную информацию о показателях своих точек, что затрудняло оценку результативности. Сложно было ответить на ключевые вопросы: какие точки наиболее эффективны, какие — нет, есть ли немаржинальные позиции в меню, от которых стоит отказаться и пр.

Новая финмодель и дашборд с оперативными показателями, которые собираются автоматически, должны были дать понимание, что происходит с компанией и как увеличить прибыль сети.

Что мы сделали

Чтобы улучшить финмодель, мы проанализировали существующую таблицу и действительно нашли в ней ошибки. Затем обсудили с руководством, что они хотят видеть в финмодели. За основу взяли тот же документ, но структурировали и изменили файл:

  1. Создали листы с источниками данных, расчётами и итоговыми отчётами, а также лист контроля.
  2. Сделали удобную систему гиперссылок, которая отражает очерёдность заполнения документа.
  3. Составили структуру продаж по каждой точке, определив основные товарные категории.
  4. Свели все точки сети в листе прогноза выручки, чтобы не вводить цифры по кофейням в отдельных вкладках.
  5. У компании есть скользящий план, который меняется несколько раз в течение месяца — так можно прогнозировать денежный поток. Мы ввели ещё одну цифру — фиксированный план.
  6. Ещё одно направление работы – номенклатура. Изначально от сотрудника зависело, какой товар куда он отнесёт: одна и та же позиция могла попасть, например, в категорию «Десерт» или «Основные блюда». Из-за этого невозможно было достоверно рассчитать, какой товар приносит самую большую выручку. Поэтому мы:
  • Сделали номенклатуру более детализированной — чем больше детализируем, тем больше возможности управлять маржой и ценой внутри категории.
  • Создали справочник и привязали его к номенклатуре. Условно, теперь круассан — всегда попадает в категорию «Еда», а не «Десерт», независимо от того, кто заполняет документ.

Благодаря этому руководитель может по каждой кофейне проанализировать маржу по товару и не возникает разночтений по отнесению в категории.

  1. Разбили операционные и административные расходы на конкретные статьи по каждой точке, чтобы прогнозировать затраты. Сформировали модель для анализа по принципу «Что / если» для прогноза итогового финансового результата при изменении параметров (например: повышение цены продажи на 10%, изменение цены поставщика и т.д.).
  2. Отдельно добавили возможность просчитать прогноз выручки по новой точке продаж: вводим исходные данные по структуре продаж, затратную часть — и видим, сколько кофейня планово заработает в 2021 году.

Мы создали единый источник информации, где предусмотрели все необходимые для отчёта цифры и настроили аналитику.

Смотрите запись вебинара: Как внедрить управленческий учёт? Методология, дорожная карта, контрольные точки

Параллельно мы работали над тем, чтобы у собственников появилась наглядная оперативная отчётность на дашбордах. Для этого мы:

  1. Настроили обмен данными между производственной, бухгалтерской программой и Power BI, чтобы регулярно мониторить нужные показатели в онлайн-режиме.
  2. Разработали удобные формы оперативных отчётов по выполнению плана продаж в различных разрезах по точкам, блюдам, проектам.

Пример дашборда: Отчёт по продажам / выручка

  1. Настроили контроль маржинальности вплоть до отдельных позиций, чеков. Предусмотрели оперативные оповещения из системы для быстрого реагирования на отклонения.

Пример дашборда: Анализ маржинальности по блюдам

Также по ходу проекта мы вместе с клиентом проводили регулярный анализ факта для принятия решений о стратегии на будущее.

Результат

Благодаря аккуратно настроенной финмодели можно давать корректную оценку текущим результатам и делать прогноз на следующий период.

А с помощью дашбордов собственники могут отследить эффективность работы каждой точки и изучить информацию в любых разрезах. Например, компания выявила позиции, по которым поставщики повысили цены без уведомления, и маржа продукта вместо 70% находится на уровне 30%. Стало понятно, что по этим позициям нужно предпринять действия — убрать из меню или заменить поставщика. Всё стало наглядно и управляемо.

Клиент доволен результатом — по его словам, это именно тот учёт, которого он ждал.

Оставьте заявку на создание системы оперативных отчётов для HORECA, чтобы принимать бизнес-решения с опорой на оперативные и достоверные данные
Посетите семинар Ирины Екимовских «Деньги в бизнесе: приумножить и сохранить». Приходите за четким планом действий и решениями на 2021 год от финансового эксперта с опытом 20+ лет
Поделитесь статьей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.