Сначала отмерь, потом отрежь — как предпроектный анализ помогает добиться лучших результатов при постановке управленческого учёта

Елена Зимина
Автор статьи Елена Зимина Руководитель направления аутсорсинга управленческого учёта

Строительная компания, специализирующаяся на жилищном строительстве. В цикл работ включены проектирование, строительно-монтажные работы, благоустройство. Сроки реализации проектов — 6-18 месяцев.

Компания нацелена на развитие, выход на рынки других регионов.

Собственник и руководители хотят внедрить в бизнесе полноценный управленческий учёт. Они уже предприняли ряд шагов для настройки системы. Им важно было понять — в верном ли направлении они движутся, какие недостатки и риски есть у их текущей системы учёта, как должно выглядеть грамотное внедрение управленки и каковы реалистичные сроки и стоимость проекта.

«Мы уже три года пытались внедрить учёт, подходили осознанно, но пока воз и ныне там», — признался собственник.

Что предприняли:

В таких случаях мы начинаем с проведения аналитического этапа. Основная задача этого этапа — разобраться в текущей ситуации, сверить интерпретацию и понимание задач с клиентом, определить будущий результат проекта по постановке управленческого учёта.

Чтобы понять истинные запросы и цели клиента на внедрение управленки, перед стартом проекта нам важно детально проанализировать бизнес, в частности:

  • анализ основных учётных процессов и текущих учётных баз,
  • анализ и оценка используемой на сейчас финансовой отчётности,
  • анализ финансовой структуры и it-архитектуры.

Итак, в ходе аналитического этапа мы сделали следующее:

  1. Сформировали финансовую структуру. Это блок-схема, которая позволяет наглядно увидеть центры затрат и прибыли, понять ответственных.
  2. Разобрали подробно основные бизнес-процессы компании с выявлением проблемных с точки зрения учёта участков.

На этом шаге мы описали основные процессы компании — производство работ, заказ и доставку материалов на объекты, движение договоров с клиентами, — и то, как они отражаются в учётных системах. Т.е. последовательно отвечали на вопросы: «что происходит», «какие документы и в какой форме в связи с этим возникают», «где они фиксируются», «кто это делает».

Для этого наши специалисты на 2 дня приехали к клиенту, чтобы непосредственно на месте проинтервьюировать задействованных лиц, посмотреть и «нарисовать», как всё работает в реальности.

«По тем вопросам, которые вы задавали, мы понимаем, сколько всего мы не учитывали ранее при постановке учёта», — отозвался собственник.

Выявили ряд проблемных мест, над которыми предстоит поработать в будущем проекте. Например, мы обнаружили двойной ввод информации в системы. Выявили, что некоторые расчёты выносятся в google-таблицы; что есть проблемы с контролем дебиторской, кредиторской задолженности и движением ТМЦ; расчёт себестоимости ведётся некорректно; нет планирования платежей и поступлений.

По итогу анализа состояния учётных процессов поняли, какие из них работают, какие не работают.

  1. Описали и оценили текущую it-архитектуру и предложили новую.

Мы зафиксировали в схемах действующую архитектуру с указаниям функционала учётных баз — от 1С до телеграм-ботов, используемых для оперативного сбора данных об объектах строительства. Предложили отказаться от использования google-таблиц, внедрить другую, более подходящую под задачи, конфигурацию 1С, дополнить систему автоматизированными визуальными отчётами в Power BI.

  1. По итогам анализа текущего учёта — сформулировали цели проекта по внедрению управленческого учёта.

В первую очередь это регулярное формирование трёх ключевых форм управленческого учёта — ОДДС, ОДР и Баланса. А также — регламентирование учёта и работы с документами; пообъектный учёт с возможностью видеть финансовый результат в разрезе проектов и сравнивать плановые и фактические показатели.

Что важно — разрозненные «кусочки» учёта, которые оставляют пространство для ошибок, неточностей, отсутствия контроля, должны быть заменены единой информационной системой.

  1. Сформировали требования для реализации будущего проекта, обозначили риски проекта.
  2. Составили дорожную карту проекта, оценили стоимость и сроки с детализацией по этапам внедрения.
Результат:

По результатам аналитического этапа собственник и руководители компании получили компетентную оценку текущего учёта и прозрачный план по постановке комплексной системы финансового управленческого учёта в течение 2022 года.

«Первое впечатление о вас — это погружение в процессы, анализ и профессионализм. Очень рады будем с вами работать», — дал обратную связь собственник бизнеса.

Планируете или уже начали постановку управленческого учёта — узнайте больше об аналитическом этапе и оставьте заявку.

Поделитесь статьей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.