Рекордные скорости за счёт тщательной подготовки: как мы настроили управленческий учёт в охранной компании за 2 месяца

К нам обратилась собственница охранного предприятия с просьбой навести порядок в бухгалтерии. Это стало началом большого пути к идеальному управленческому учёту. Рассказываем, что мы сделали и какие результаты получили.

Центр охраны и детекции лжи «Сократ». Компания занимается охраной, обеспечением комплексной безопасности, проверкой кадров с 2006 года. Сегодня «Сократ» охраняет объекты в 19 населённых пунктах по всей Свердловской области и за её пределами. А проекты в сфере проверки персонала на детекторе лжи реализует по всей России.

У компании на обслуживании больше 75 объектов, часть из которых имеют по несколько постов охраны. С ростом охранного предприятия стало сложно вести бухгалтерию — слишком много нюансов оказалось в работе охранного предприятия. Штатный бухгалтер перестала справляться со стремительно растущим количеством операций. Стало понятно, что нужны несколько специалистов на разные направления учёта.

Чтобы не содержать большую службу бухгалтерии в штате, «Сократ» обратился к нам, как аутсорсерам в сфере бухгалтерского, налогового, кадрового учёта.


Собственница Центра охраны и детекции лжи «Сократ» Владислава Чечко

«Партнёры рекомендовали нам АГ «Капитал» со словами, что этой компании удаётся решать самые разные задачи на высокопрофессиональном уровне за счёт привлечения сразу нескольких специалистов в один проект. Меня смущала цена, но мы решились попробовать — и увидели разницу», — говорит собственница компании Владислава Чечко.

Кроме того, среди проблем, которые предстояло решить, были:

  • отсутствие понимания реального размера прибыли и результативности отдельных объектов,
  • регулярная нехватка денег на операционные нужды, угрозы кассовых разрывов,
  • недостаточный размер дивидендов.

Первой задачей стало — навести порядок в бухгалтерии. Один из ключевых моментов — компания уже на этом этапе планировала в дальнейшем внедрять управленческий учёт. Поэтому было важно сразу настроить бухгалтерию так, чтобы получать данные, пригодные как для составления обязательной отчётности, так и для управленческого учёта.

В частности для собственницы было важно:

  • настроить 100% учёт всех расходов,
  • знать, сколько зарабатывает или какой убыток приносит каждый объект.
Что предприняли:

Начали с настройки бухгалтерского учёта.

  1. Провели аудит текущего учёта. Выявили недочёты и нарушения. Основной вердикт — уровень качества учёта ровно такой, какой может осилить один сотрудник. Т.е. по направлениям, которые ставились бухгалтеру в приоритет — учёт денег и расчёт зарплаты, — процессы были настроены неплохо. На другие процессы, такие как регламентированный учёт и правильность выполнения бухгалтерских операций, было видно, что у бухгалтера просто не хватало времени, и они выполнялись по остаточному принципу.
  2. Определились с целями собственницы. Совместно приняли решение, что будем настраивать бухучёт сразу так, чтобы данные в дальнейшем использовать для формирования управленческих отчётов.

Чтобы сделать бухучёт фундаментом для управленки, необходимо проработать три аспекта:

  1. Справочники учётной системы:
  • договориться с собственником о нужной ему аналитике,
  • закрепить единые справочники для бухгалтерского и управленческого учёта,
  • договориться, что внесение изменений в справочники — это согласованная процедура.
  1. Правила работы с информацией:
  • установить единые правила работы с системой для всех сотрудников,
  • кодировать документы,
  • задать правила для программ и работы с данными.
  1. База данных:
  • договориться, что все операции записываются в одном месте (одной системе),
  • перестать вести отдельные операции в других программах (например, в Excel).
  1. Прописали учётную политику. Почитать подробнее, что это за документ и зачем нужен, можно в двух статьях серии — часть 1, часть 2.
  2. Начали вести пообъектный учёт, в том числе:
  • провели инвентаризацию всех объектов,
  • в 1С:Бухгалтерия использовали справочник номенклатурных групп по видам деятельности, чтобы ввести такую сущность как «объект» в учёт,
  • внедрили распределение заработной платы сотрудников по объектам, выстроили процесс распределения зарплаты в программе 1С:ЗУП,
  • настроили учёт затрат на инвентарь и техническое обеспечение отдельных объектов,
  • договорились о том, как кодируем документы для отнесения к тому или иному объекту.

Как раз это мы сделали с прицелом именно на внедрение управленческого учёта — для целей стандартного налогового и бухгалтерского учёта разбивать отчётность на объекты не требуется.

К слову об 1С. Для настройки учёта мы воспользовались возможностями стандартной 1С:Бухгалтерия — не стали внедрять более дорогие конфигурации 1С. Благодаря чему компания существенно сэкономила.

  1. Создали карту процессов. Она описывает основные учётные процессы, на основании каких документов отражаются операции, кто составляет эти документы и в какие сроки. В ходе составления карты процессов мы выявляем ошибки и узкие места.

Чтобы составить карту, по каждому процессу нужно зафиксировать основные критерии:

Алгоритм составления карты процессов

  1. Прописали порядок взаимодействия подразделений и регламент документооборота.
  2. Чётко зафиксировали график закрытия периода.
  3. А также протестировали штатного бухгалтера — подтвердили квалификацию и лояльность к компании. Для нас специалист на месте также важный участник команды, который обеспечивает взаимодействие.

«Если раньше моё время очень занимали вопросы бухгалтерии — когда возникали трудности, я тратила ресурсы на изучение законодательства и поиск решений, то после прихода «Капитала» я ушла из операционки. В один миг моё время освободилось. Я смогла с текущей работы уйти в управленческую. И это стало толчком к росту компании», — комментирует собственница Владислава Чечко.

Переходим к управленческому учёту.

В процессе нашей работы по настройке бухучёта Владислава Чечко посетила семинар Ирины Екимовских по управлению финансами в бизнесе.

«Я очень довольна семинаром. Материал объяснён очень доступно и доходчиво. На практических примерах мы разобрали теорию. Я тогда многое отметила для себя — параллельно, слушая лектора, писала задания в рабочие группы, давала поручения и составляла себе план работы. Семинар для меня был очень полезен и первые результаты я почувствовала уже на следующей неделе», — отзывается Владислава Чечко.

Отзыв Владиславы Чечко о семинаре «Деньги в бизнесе: приумножить и сохранить»

После семинара собственница решила, что пора переходить к внедрению управленческого учёта, и мы стартанули проект.

Благодаря тому, что мы заранее подготовили бухучёт компании под получение управленческих отчётов, на реализацию проекта ушло всего 2 месяца. За это время мы:

  1. Согласовали и настроили формы управленческих отчётов сначала в Excel — Баланс, Отчёт о доходах и расходах, Отчёт о движение денег и операционные отчёты. Цифры можно видеть по объектам, в целом по компании, по юридическим лицам.
  2. Получили план, чтобы в отчётности можно было смотреть фактические показатели в сравнении.
  3. Сформировали годовой бюджет компании.
  4. Разработали динамическую финансовую модель, в которой можно менять заданные показатели (например, средний чек) и смотреть, как меняется финансовый результат.
  5. После того, как формы управленческих отчётов в Excel стали привычными и понятными для пользователей, мы внедрили Power BI — чтобы получать наглядные оперативные отчёты с автоматическим обновлением. Например, ОДДС и ОДР в виде графиков и разворачивающихся детализированных таблиц.
Результат:
  • Самое главное — собственница увидела фактическую рентабельность бизнеса. Также теперь чётко видно — какие объекты прибыльные, сколько именно прибыли они приносят и какова их маржинальная рентабельность, а по каким сработали в ноль или в убыток.

Теперь, на основании анализа, можно принимать решения о том, как оптимизировать портфель проектов, как повышать финансовые показатели.

«Для меня помощь АГ «Капитал» бесценна. Если представить, что её нет в моём бизнесе, я была тогда бы в панике. Для меня не была понятна прибыльность бизнеса. У меня возникали вопросы — куда уходят деньги, почему я их не вижу? Хотя, когда мы принимали объекты, то рассчитывали экономику. Но деньги я видела только на бумаге.

Благодаря учёту мы смогли разделить объекты на прибыльные, нулевые и с отрицательными финансовыми показателями. Выяснили, в чём у нас проблема и оптимизировали затраты. Я поняла, куда мне направить своё внимание — это очень ценно», — рассказывает Владислава Чечко.

  • За время нашего сотрудничества все сотрудники клиента привыкли к новой системе работы с финансовыми данными и документами. Благодаря чему сейчас в цифрах порядок. Настроенный алгоритм пообъектного учёта позволяет масштабироваться — брать новые объекты, вести по ним учёт и оценивать эффективность, — по отработанной системе.
  • Кроме того, «Альфа-Банк» наградил компанию как лучших «Успешных и свободных предпринимателей». Награда присуждается по критериям, среди которых: налоговая нагрузка, отсутствие нарушений по 115-ФЗ, кредитная история, официальное трудоустройство, своевременное выполнение платёжных поручений, отсутствие блокировок счетов, отсутствие исполнительных листов и взысканий, и др. параметры.

По совокупности всех критериев «Сократ» заняли первое место в ТОП-10 клиентов Альфа-банка. В свою очередь, мы гордимся, что помогли настроить прозрачный учёт и достоверную отчётность.

«Я не только готова рекомендовать, я уже рекомендую — множество раз проговаривала своим знакомым контрагентам и коллегам, что мы начали работать с АЦ «Основа Капитал», и за это время получили однозначно положительные результаты. Они навели порядок в нашей бухгалтерии, и я очень это ценю», — говорит Владислава Чечко.

Чтобы начать настройку бухгалтерского и управленческого учёта в своём бизнесе, запишитесь на консультацию куратора проекта «Сократ» и руководителя направления аутсорсинга учёта Ольги Екимовских.

Поделитесь статьей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.