«Плюс-минус 20 миллионов». Как мотивировать персонал, если у тебя не налажен управленческий учёт?

Нередко к нам обращаются владельцы компаний с просьбой решить частную задачу своего бизнеса. И чаще всего во время беседы с ними выясняется, что большинство проблем, с которыми сталкиваются собственники, берут начало в отсутствии управленческого учёта. Если руководитель не знает и не контролирует показатели своего бизнеса, если они не складываются в чёткую и цельную картину, принять грамотное решение и найти точки роста очень сложно. Новому клиенту, который обратился к нам за системой мотивации для своих подчиненных по финансовым показателям, мы тоже в первую очередь «прописали» наладить финансовый менеджмент.

Группа компаний, комплексно занимается строительством многоквартирного жилья — от покупки земельного участка до продажи готовых квартир. Организация выполняет функции инвестора, генподрядчика и застройщика, в неё входит семь активных юрлиц, штат — 120 человек (40 офисных работников и 80 специалистов, работающих на стройке). Согласно новым требованиям законодательства, группа компаний работает по принципу «одно юрлицо — один строительный объект».

К специалистам «Основа Капитал» клиент обратился с задачей привязать мотивацию сотрудников к финансовым показателям компании. Однако в ходе интервью с клиентом выяснилось, что прежде, чем формировать систему мотивации, необходимо наладить систему прозрачной финансовой отчётности, потому что сейчас финансовые показатели в компании учитываются приблизительно, как и фактическое выполнение планов. Пока даже при таком стиле управления бизнес рентабелен, однако любой кризис может привести к печальным последствиям.

Итак, как этапы решения задачи собственника будут следующими.

1. Все показатели считаются «на пальцах», нет полной картины бизнеса

Юрлица применяют упрощенную систему налогообложения, оборот каждого юрлица, ведущего строительный объект, составляет около 500 млн ₽. Недавно компания пережила период «организационного хаоса» из-за новых требований законодательства, согласно которым одно юрлицо может вести только одну стройку. «Были ситуации, когда материалы с одного объекта везутся на другой, всё вперемешку, прибыль считается по принципу «плюс-минус 20 млн, хорошо, если плюс», — признаётся собственник. Сейчас на каждый объект делается отдельная финмодель, и даже между своими компаниями заключают договоры на предоставление услуг и материалов. Однако план-факт всё равно отслеживается «на пальцах»: главное, чтобы себестоимость квадратного метра не превышала 50 тыс. ₽ (при отпускной цене 80-90 тыс. ₽) Полной картины доходов и расходов по статьям и объектам у собственника нет, а он хотел бы видеть такой отчёт как минимум раз в неделю.

Решение: финансовая отчетность с нужной аналитикой

Качественная финансовая отчётность позволяет ответить на все вопросы, которые задает собственник и ничего не упускать. В данном случае потребуется провести дополнительные интервью и проанализировать финансовые документы компании, чтобы понять, в соответствии с какими параметрами выстраивать финансовую структуру и отчетность — что является центрами прибыли, как организовать пообъектный учёт, учёт в разрезе направлений.

NB! Какой должна быть качественная финансовая отчётность? Повторим матчасть.

  • Исчерпывающая. Отчётность составлена в нужных разрезах и позволяет видеть отдельно маржинальность каждого направления.
  • Сопоставимая. Мы можем сопоставить отчётность с данными за прошлый год и проанализировать динамику.
  • Достоверная. Мы точно знаем прибыль или убыток заработала компания.
  • Своевременная. Отчётность предоставлена вовремя, и на основании её можно принимать решения.

Настройте управленческий учёт и принимайте решения на основе точных цифр

2. Финансовые показатели работы компании сложно анализировать

Управленческий учёт в компании не ведётся, а информация о финансовой деятельности поступает в виде отдельных документов и сложна для восприятия и анализа. Данные по продажам заполняют продавцы в CRM Битрикс.24, данные по расходам кассовым методом сводит и присылает бухгалтер раз в неделю в виде большой неудобной для собственника таблицы. Отдельно присылаются реестр платежей, заявки и счета, согласованные с директором по строительству. Бухгалтерия ведётся в программе 1С.Застройщик.

Решение: автоматизация учёта, визуализация данных, удобная отчётность

Для получения полной и лёгкой для восприятия отчётной информации на основе чёткой финансовой структуры мы выстроим IT-архитектуру, объясним бухгалтерии правила ввода данных — и итогом работы станут простые и понятные формы отчётов для собственника. Получать такой отчёт можно в виде удобных дашбордов в режиме реального времени прямо из системы, не обращаясь к бухгалтеру или экономистам. Как сформулировал собственник — «чтобы я на одной странице всё видел».

Узнайте больше про визуализацию оперативных отчётов на дашбордах

3. Итак, собственно, проблема, которую сформулировал собственник: сотрудники компании не замотивированы на результат

Основная боль по словам собственника, то, что сейчас персонал к своим обязанностям относится халатно и не замотивирован на результат: например, на строительные объекты регулярно закупают излишки материалов, которые остаются невостребованными, портятся или с дополнительными затратами перераспределяются по другим объектам, ответственности за это никто не несёт, в ходу фраза «извините, обсчитался». Собственник хочет максимально уменьшить сотрудникам оклады и привязать их зарплату к финансовым показателям, чтобы исключить растрачивание ресурсов компании впустую.

Решение: система мотивации ТОП-менеджеров и сотрудников по финансовым показателям

Привязка зарплаты сотрудников к выручке, маржинальности, оборачиваемости  действительно делает работу персонала более эффективной. Однако прежде, чем выстраивать систему мотивации, необходимо сформировать прозрачную финансовую структуру, понятную и наглядную отчётность и понять, где у компании есть точки роста, а на чём она теряет средства.

Запускаем проект и позже расскажем о результатах.

Поделитесь статьей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.