Делимся историей клиента, который решил сменить подрядчика по ведению управленческого учёта, потому что не видел реальной картины своего бизнеса с точки зрения финансов.
Учёт на аутсорсинге не предоставлял достоверных данных
Задача, с которой пришёл к нам клиент: настроить управленческий учет.
Клиент: Медицинский центр, где ранее бухгалтерский и управленческий учёт вели 2 разных контрагента. Качество предоставляемой отчётности не устраивало руководителей компании — данные были неточные и некорректные, не было глубины и детализации в отчётности, как следствие, не было уверенности в том, что на основе предоставленных данных можно эффективно управлять центром.
Сложности.
Медицинский центр — большая и сложная система, в деятельности которой задействовано много персонала. Это и медицинские работники, и администраторы, и кассиры, которые продают дополнительные услуги, и специалисты по закупкам медицинского оборудования, и контролёры. У каждого из них находится часть документации, необходимой для аналитики. Собрать всё в один отчёт — задача нетривиальная.
Вторая сложность была технической. Вся документация центра велась в трёх специализированных программах для медицинских организаций, а не в бухгалтерских. Данные из трёх разных источников собирались в программу для сбора управленческой отчётности, и их надо было корректно объединить.
Мы выстроили систему управленческого учёта для компании на базе «1С:Бухгалтерия. Корп»
Основные шаги, которые помогли нам получить достоверные данные.
- Настроили оперативную отчётность. Отчёт о движении денежных средств теперь формируется еженедельно, а не раз в месяц, как было раньше. Все поступления и расходования денежных средств распределяются по согласованным статьям доходов и расходов, и клиент получает оперативные данные о них раз в неделю. Баланс и отчёт о доходах и расходах собираем раз в месяц.
- Определили недостающие документы и ответственных сотрудников. Отчёты формируются из данных, которые содержатся в различных бухгалтерских документах. Если какие-то документы вовремя не предоставлены, то аналитика будет недостоверной. Поэтому мы завели реестр недостающих документов и ответственных за них сотрудников со стороны клиента. Сотрудники заходят в реестр и видят на графиках, какие документы они должны предоставить для учёта, сколько документов просрочили и сколько предоставили, с какой оперативностью.
- Навели порядок в базе данных. В базе, которая была у клиента, мы нашли некорректные остатки по расчётам с контрагентами. Именно по этой причине отчётность, которую предоставлял предыдущий подрядчик, была недостоверной. Мы сверяли данные по каждому контрагенту через акты сверки и удаляли неактуальные данные из базы.
Клиент получил новые возможности для экономии и контроля финансов
- Прозрачность процессов. Когда настроен точный учёт, всё имущество и средства компании находятся под контролем.
- Автоматическое списание материалов. В медицинских организациях есть сложность со списанием материалов. Списывать на каждого пациента по несколько граммов вручную очень трудозатратно, поэтому материалы списывают в конце месяца общим объемом.
У клиента был запрос учитывать материалы на каждую процедуру. Сейчас это происходит автоматически: при записи о выполнении услуги, в программе списывается количество материалов по нормативу. Так во время инвентаризации мы можем сравнить, сколько по факту израсходовали и сколько должны были, понять где-то перерасход или экономия.
- Возможность рассчитать маржу на каждую услугу. Для обязательного бухгалтерского учёта детализация списания по каждому пациенту не нужна, поэтому бухгалтеры обычно не озадачиваются ею. А вот для принятия управленческих решений это ценная информация! Мы можем рассчитать маржу по каждой услуге, сколько за неё заплатили и сколько на неё списали материалов. Пофамильный учёт пациентов и расчётов с ними покажет общую стоимость клиента на протяжении всего времени.
- Предложения по оптимизации затрат. Мы также формируем и проводим платежи для клиента. При осуществлении документооборота увидели, что компания много денег теряет на банковских комиссиях, и предложили им поменять банк.
Итоги
За несколько месяцев нам удалось настроить достоверный управленческий учёт, чтобы собственник использовал его для принятия управленческих решений и был уверен в данных. Помимо этого, клиент сейчас видит, где он может экономить, понимает маржинальность по каждой услуге, и конечно, сейчас у нашего клиента есть инструменты и информация для контроля и управления финансами.
Настройте прозрачный управленческий учёт с экспертами АКГ «Капитал».
