Луч света — как управленческий учёт помог вскрыть многолетнее мошенничество

Юлия Шашкова
Автор статьи Юлия Шашкова Руководитель группы управленческого учёта

Юридическая компания. Основной вид деятельности — банкротство юридических и физических лиц. У компании два филиала, работают по всей стране. Бизнесом руководят два собственника, в партнёрстве около семи лет. Один партнёр отвечает за оказание услуг, второй — за продвижение компании.

Один из партнёров очень хотел настроить управленческий учёт. Ему важно было разобраться в цифрах бизнеса и оценить эффективность: компания сталкивалась с кассовыми разрывами, показатели по направлениям были не понятны.

Из отчётности была только небольшая таблица в Excel, в которой укрупнённо фиксировался приход-уход денег.

Что предприняли:

Для оперативного учёта на месте приняли в компанию финансового специалиста, который помогал нашему удалённому финансовому директору.

Начали с формирования первого из трёх ключевых управленческих отчётов — Отчёта о движении денежных средств (ОДДС).

В первую очередь определили статьи и собрали данные за ближайший прошедший квартал. По ходу обнаружили много операций с наличными, которые не учитывались. Договорились, что теперь все операции подлежат учёту и их необходимо фиксировать — одних данных по выписке из банка недостаточно, чтобы сложить полную картину для управленки.

Сложности почти сразу вызвала статья «Маркетинг и реклама». Стали выяснять, что в неё входит: рекламные кабинеты соцсетей, покупка лидов, SEO-продвижение, SERM и другие активности. Оказалось, что эта статья занимает 30% всех поступлений в компанию — самый большой расход, превышающий даже зарплату юристов.

Мы ещё не дошли до оценки эффективности бизнеса, но горизонтальный анализ движения денег уже на данном этапе показал, что статью «Маркетинг» нужно поставить на контроль.

Собственник, отвечающий за оказание услуг, был очень удивлён, что эта статья действительно такая объёмная. Чуть позже, когда мы дошли до Отчёта о доходах и расходах, стало ещё нагляднее — при выручке 1,5-2 млн ₽ в месяц на рекламу уходило 300-500 тыс. ₽. При этом утверждённого бюджета на маркетинг не было, т.е. средства тратились без планирования.

Поскольку нашей задачей стояло оценить эффективность, финансовый директор задала вопросы второму собственнику, отвечающему за продвижение: какова эффективность рекламных каналов, их статистика, главное — если мы завтра сократим эти расходы, то сколько клиентов мы потеряем? Но оцифрованных ответов не было.

Вместе с финменеджером на месте финансовый директор погрузилась в детали — с каких счетов уходят оплаты за рекламные услуги, в т.ч. в личные кабинеты соцсетей, какие договоры с рекламными подрядчиками заключены у компании, что закрывается актами выполненных работ. По оформленным договорам объём рекламных услуг был в районе 150 тыс. ₽ в месяц. Быстро стало понятно, что статья «Маркетинг» — это по сути «касса». Остальные средства, т.е. порядка 150-350 тыс. ₽ ежемесячно второй собственник забирал «на рекламные нужды» перечислением на свой счёт ИП. Подтверждающих документов по таким расходам, конечно, не было.

При этом статья «Дивиденды» составляла около 500 тыс. ₽ в месяц на двоих собственников и распределялась поровну. Таким образом, первый собственник получал из бизнеса около 250 тыс. ₽ в месяц, а второй, с учётом выведенных денег — до 600 тыс. ₽. Вскрылось мошенничество.

Результат:

История хоть и не радостная, но со счастливым концом. Во-первых, благодаря настройке управленческого учёта наконец открылась многолетняя нечистоплотность второго собственника. Первый собственник отделился в новую компанию, а сотрудники перешли с ним.

Во-вторых, постановка учёта выполнила основную задачу — собственник смог оценить эффективность бизнеса в целом, и по направлениям (за исключением, лишних «рекламных расходов»). Увидел слабые места, причины кассовых разрывов, как стоит поработать с косвенными расходами для оптимизации.

Ну и в-третьих, теперь, развивая новую компанию, собственник знает, как грамотно подходить к финансовому учёту, понимает его ценность и далее будет принимать решения с опорой на точные, достоверные цифры.

Планируете постановку управленческого учёта? Оставляйте заявку, чтобы обсудить ваш проект с нашими специалистами.

Поделитесь статьей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.