Как мы создали общее финансовое поле для всей компании и решили проблему прозрачности данных

Финансовая отчётность — это отличная основа для грамотных решений не только собственника, но и его команды — финансовой, коммерческой службы и других подразделений. Но что делать, если данных много, каждый получает их из различных источников? Настроить дашборды Power BI, которые превращают огромное количество разрозненных цифр и таблиц в красивый, понятный, интерактивный отчёт. Делимся кейсом в статье.

КЛИЕНТ

Группа компаний занимается энергетическим, промышленным и гражданским строительством в Северо-Западном регионе России. Оборот компании составляет 2 млрд₽.

ПРОБЛЕМЫ

1. Неудобство использования системы 1С для собственника. Чтобы получить необходимые данные предпринимателю приходилось анализировать множество цифр. Это усложняло процесс принятия управленческих решений, так как специфика программы не позволяла отслеживать ключевые метрики в динамике, видеть информацию по состоянию бизнеса в доступном, наглядном, удобном виде.
2. Отсутствие оперативности. Выгрузка необходимых отчётов из программы занимает время, следовательно процесс анализа данных затягивается. Это не позволяло быстро видеть денежные потоки, контролировать бюджет, детализировать необходимые показатели, выявлять негативную динамику финансовой службе.
3. Наличие ошибок. В огромном количестве данных в крупных компаниях с большим оборотом вероятность ошибок повышается. Это становится слепой зоной бизнеса, что снижает эффективность. А в компании нашего клиента влияло и на прибыль.
4. Отсутствие фокуса на ключевом. Команда ТОП-менеджмента хотела следить за основными метриками в необходимых разрезах, чтобы точно знать на что влиять и обратить внимание. Но так как данных было много, не получалось сложить полную финансовую картину.

ЗАДАЧА

Настроить систему дашбордов Power BI, обеспечивающих визуализацию бизнес-метрик — ключевых показателей деятельности, анализ эффективности, обновляемых ежедневно.

НАШЕ РЕШЕНИЕ

1. Сперва формирование бизнес-цели и конкретизация будущего результата. На этом этапе мы чётко поняли, какую стратегическую задачу будем решать визуализацией отчетности. «Мы очень скептически зашли в реализацию первого этапа проекта. Сказался многочисленный предыдущий негативный опыт работы, когда за красивыми словами бывших партнёров и красочной самопрезентацией почти ничего не стояло», — комментирует команда клиента. Здесь ключевым стало составление образа дашборда, учитывая концентрацию на необходимых показателях и эффективную работу с различными метриками. Мы помогли клиенту понять — как будет выглядеть инструмент аналитики, избавив от страхов и сомнений.
2. Затем аудит управленческой отчётности. Клиент получил независимую оценку имеющейся системы, её сильные и слабые стороны, рекомендации. А мы удостоверились в достаточности имеющейся аналитики для формирования важных финансовых метрик.
3. Разработка дашбордов. Разработали три формы управленческой отчётности: Отчёт о движении денег, Отчёт доходах и расходах, Управленческий баланс. А все необходимые для собственника показатели вывели в Check-Up панель для быстрого доступа к метрикам и информации о состоянии бизнеса.
4. Передача дашбордов в эксплуатацию. Далее мы провели встречи с клиентом, на которых показали, как можно пользоваться дашбордом, делать выводы, строить гипотезы по тем данным, которые отражаются. «Настроили BI таким образом, что мы самостоятельно и быстро сами можем исправлять ошибки выгрузки», — комментирует команда клиента.

РЕЗУЛЬТАТ

1. Денежные потоки стали прозрачными. Раньше клиент не обращал на них внимание, а на дашборде этот момент стал очевиден, поэтому команда взяла это под контроль. Показатели сразу стали улучшаться, так как автоматизация позволяет обратить внимание на ключевое и избавиться от слепых зон.
2. Визуализация позволила клиенту увидеть перекос в сторону дебиторской задолженности и нацелиться на его снижение. Когда мы визуализировали результат финансовой деятельности — динамику прибыли, стало понятно, что закрытие сделок идёт непланомерно, а это влияет на дебиторку, которую можно истребовать.
3. Исключение ошибок. Например, управленческий баланс команда клиента первый раз увидела именно в дашборде. До этого его сборка была неполноценная. А мы полностью развернули показатели и показали сходимость баланса, так как при её отсутствии учёт некорректен.
4. Оперативность и удобство. Теперь собственник владеет результатами деятельности компании онлайн. А команда легко и быстро видит аналитику в необходимых разрезах. В одном месте из многочисленных цифр, клиент получил выжимку необходимых, визуально привлекательных и понятных данных.