Хотели как лучше… Договорились менеджеры, а отвечать собственнику

Практически любой владелец бизнеса хотя бы раз в жизни получает печальный опыт неудачной работы «по договоренности», когда сделка не оформляется документально, а выполняется под «честное слово». Частенько такая форма работы приводит к тому, что одна из сторон не соблюдает договоренности, а вторая терпит убытки. Те, кто обжегся на подобной ситуации, стараются больше не повторять этой ошибки. Но за вас ее могут совершить ваши подчиненные! С такими излишне инициативными сотрудниками столкнулись наши специалисты во время аудита учетных процессов одного из клиентов.

Региональный производитель пищевых продуктов.

В ходе анализа документов выяснилось, что в компании регулярно расходятся данные бухгалтерского учета и первичной документации – товарных накладных, с которыми товар направлялся со склада покупателям.

Почему так произошло?

Как мы выяснили, неверные данные в товарных накладных – инициатива менеджеров по продажам. Они отправляли покупателям то количество товаров и по тем ценам, которые были согласованы в договоре, однако в товарной накладной указывались другие цифры. Менеджеры компании-клиента договаривались с менеджерами компаний-покупателей товара и искажали данные, чтобы соответствовать тем или иным показателям – например, требованиям тендера. При этом, никто не был в курсе таких договоренностей – ни собственники компании, ни бухгалтерия.

Чем это грозит?

Такая самодеятельность отдела продаж, возможно, улучшает его показатели, но несет серьезные юридические и репутационные риски. При любом споре с покупателем будет подниматься первичная документация, в которой указаны неверные данные. И покупатель может смело заявлять, что ему поставили не тот объем товара или не по той цене, о которой было заявлено ранее. И поставщику придется изрядно попотеть, доказывая, что отгрузка товара произведена в том объеме и на тех условиях, которые согласованы в договоре. Это неизбежно ведет к потере временных и денежных ресурсов. К счастью, контрагенты еще не предъявляли нашему клиенту требования по этим накладным, но такой инцидент мог произойти в любой момент, и устные договоренности менеджеров могли привести к дополнительным затратам.

Что предприняли:
  • Во-первых, выяснили причину расхождения данных в документах
Результат:

Исключили версию, что ошибка возникла на стороне бухгалтерии.

Что предприняли:
  • Предупредили собственника о рисках.
Результат:

Обратили его внимание на недостаток контроля за действиями отдела продаж.

Поделитесь статьей
Рассылка, которая помогает бизнесу быть эффективным
Кейсы, вебинары, публикации экспертов по налогам, бух.учету, управленке, финансам. Раз в неделю по вторникам.