Проведение аттестации сотрудников финансовой службы

Если вы планируете проведение аттестации сотрудников финансовой службы своими силами, наши советы помогут вам.

15.05.2018

Хотите проверить квалификацию и профессиональные знания своих работников? Не обязательно сразу приглашать стороннего эксперта, начать можно с неформальной аттестации, которую вполне можно провести своими силами. Такая аттестация почти не требует затрат, но, при этом, позволяет получить довольно точную оценку перспектив работы с каждым сотрудником.

Порядок проведения аттестации

Законодательство РФ никаким образом не устанавливает единый порядок проведения аттестации работников компании. Соответственно, вам нужно будет разработать локальный нормативный акт, включающий в себя:

Цель аттестации. Это может быть оценка квалификации сотрудника, определение направления для его обучения и т. д.;

Периодичность аттестации. Как правило, достаточно проводить такую проверку работников раз в три года;

Категории работников, подлежащих оценке. Нет никаких ограничений для коммерческих компаний: вы можете проверить всех сотрудников. Тем не менее, рекомендуется исключить из списка работников:

  • На испытательном сроке;
  • В декрете;
  • В отпуске по уходу за ребёнком;
  • Проработавших на текущей должности менее 1 года;
  • В возрасте 60 лет и старше.

Состав комиссии. В комиссии, оценивающей результаты аттестации, должно быть не менее трёх человек (обязательно нечётное количество), также должны быть назначены секретарь и председатель. Если в организации есть первичная профсоюзная организация, её члена обязательно необходимо включить в состав комиссии (ст. 82 ТК России);

Форма проведения аттестации. Устная, письменная, практическое задание - можно выбрать несколько вариантов;

Критерии оценки. Как правило, указываются требования, предъявляемые к сотруднику профессиональным стандартом, должностной инструкцией и квалификационным справочником. Также часто указывается корпоративная компетентность - понимание работником задачей и целей компании, стратегии её развития;

Сроки исполнения решений комиссии. Как правило, 1-2 месяца. С данным нормативным актом нужно будет под роспись ознакомить всех сотрудников компании.

Совет: ещё на стадии приёма сотрудника на работу возьмите с него согласие на прохождение аттестации. Его можно указать в трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка.

5 простых шагов - план аттестации

Вам нужно будет пройти всего 5 шагов:

  1. Определиться с целями аттестации;
  2. Собрать информацию о состоянии дел в финансовой службе;
  3. Разработать тесты для сотрудников;
  4. Провести с каждым сотрудником беседу и тестирование;
  5. Подвести итоги.

Схема простая и последовательная, рекомендуем её придерживаться.

Шаг 1: цели аттестации

Основная цель определяется в самом начале: выяснить, достаточно ли у работников финансовой службы компетенций для выполнения своих обязанностей. Но это цель комплексная, а для чёткого планирования аттестации вам нужно сформулировать более конкретные задачи.

Это могут быть:

Грамотное распределение нагрузки. Возможно, у разных сотрудников дублируются функции, возможно, кто-то делает ненужную работу - проверив зоны ответственности, Вы сможете избавиться от таких проблем и оптимизировать работу финансового отдела;

Выявление неэффективных работников. Если кто-то не справляется со своими обязанностями - или просто игнорирует их, теряя время в социальных сетях и на развлекательных сайтах – аттестация это покажет;

Проверка лояльности. Сотрудник, не соблюдающий корпоративные стандарты, может быть угрозой для компании (к примеру, он может случайно или преднамеренно разгласить финансовую тайну).

Кроме того, в ходе аттестации можно уточнить у подчинённых их личные планы: если кто-то собирается уйти на обучение, в декрет или по иной причине будет просить об изменении рабочего графика, лучше узнать об этом заранее. Будет проще распланировать кадровый резерв.

Шаг 2: мониторинг состояния финансовой службы

Для того, чтобы оценить общее состояние дел в финансовом отделе, необходимо:

Проверить исполнение бюджета. Бюджеты всех подразделений компании проходят через финансовый отдел, в том числе и собственный бюджет фин. службы. Соответственно, первое, на что нужно взглянуть: всё ли в порядке с расходами, нет ли превышения затрат;

Проверить условия по контрактам. Договоры с банками, инвестиционными фондами и другими организациями, с которыми сотрудничает компания - смотрите на ставки за обслуживание, штрафные санкции, условия поручительств и т. д. Если возникают подозрения в том, что договоры заключаются не с максимальной эффективностью для вашей фирмы, закажите сторонний аудит документации;

Проверить выполняемость задач. Вам понадобятся планы работы и стратегического развития отдела: данные из них нужно будет сравнить с реальными отчётами о проведённой работе. На этом этапе уже можно выделить сотрудников, на которых в ходе аудита нужно обратить особое внимание;

Уточнить функции каждого сотрудника. Зоны ответственности, распределение задач – вы должны получить максимально чёткое представление о том, кто за что отвечает.

Постарайтесь собрать максимально полные сведения о работе финансового отдела, и, если хоть что-то вызывает подозрения, наймите независимого аудитора - профессионала в области финансов.

Шаг 3: подготовка аттестационных заданий

Собрав данные о функциях каждого сотрудника финансовой службы, вы можете подготовить наиболее эффективные аттестационные тесты для каждого из них. Хороший тест обязательно должен содержать:

Профильные задания. Задачи и вопросы, которые проверяют профессионализм сотрудника, его умения и навыки. При подготовке такого рода заданий рекомендуется воспользоваться помощью опытного финансиста (внешнего эксперта или финансового директора - в случае, если он сам не принимает участия в аттестации);

Корпоративные задания. Это вопросы на знание структуры подчинённости, принятой в компании, правил оформления документации и других корпоративных стандартов.

Совет: если в финансовой службе вашей компании работает много сотрудников, составьте тесты только для руководителей. Проведите их аттестацию лично, а потом дайте поручение составить аналогичные задания для остальных сотрудников, согласовать их с вами, и провести тестирование. Кроме того, не рекомендуем включать в тесты большое количество сугубо теоретических вопросов: хорошая задача должна выглядеть как пример из практики работы вашей компании.

И, наконец, рекомендуем большинство вопросов составлять так, чтобы на них можно было ответить «да» или «нет» - или выбрать один из нескольких вариантов. Задания с развёрнутыми ответами гораздо сложнее проверять, поэтому не рекомендуется включать в аттестационный список больше 1-2 подобных задач.

Шаг 4: непосредственное тестирование

Как правило, аттестация состоит из двух этапов:

Личная беседа. Вы уточняете, доволен ли сотрудник своей работой в компании, нет ли у него пожеланий и предложений по изменению условия труда, а также выясняете его планы на ближайшие годы;

Тестирование. Письменное, согласно подготовленным заданиям.

Рекомендуется проводить аттестацию каждого сотрудника в индивидуальном порядке, такой подход даёт наилучшие результаты.

Подпишитесь на блог и получите скидку
на ближайшее мероприятие!
Получить скидку

Шаг 5: подведение итогов

По результатам личной беседы и аудита финансового отдела вы уже смогли составить общее впечатление об уровне ответственности и характере каждого сотрудника. Теперь нужно объединить это впечатление с результатами тестов, проверяющих профессиональные навыки. Мы рекомендуем использовать процентную систему оценки:

  • Считаете количество правильных ответов в тесте;
  • Переводите его в процент к общему количеству заданий;
  • Получаете результат.

При этом - если вопросы в тесте имели разную сложность – можно воспользоваться уравнивающими коэффициентами. Например, правильный ответ в части C (сложная практическая задача) может «весить» как два правильных ответа в части B (тест с выбором из 4 вариантов) и три правильных ответа в части A (тест с двумя вариантами, «да» и «нет».

Кстати, мы специализируемся на Налоговом планировании

В любом случае, в результате вы получите для каждого сотрудника определённый средний балл. Объединив эти баллы в общую таблицу, где будут указаны результаты для всех работников финансовой службы (не забудьте оставить поле для собственного комментария о личных впечатлениях), вы получите полную и достоверную картину состояния дел в финансовом отделе компании. Эти данные помогут сделать эффективные кадровые перестановки и спланировать обучение сотрудников.

Актуальные статьи каждую неделю
Нажимая кнопку "Подписаться", вы подтверждаете, что согласны с политикой конфиденциальности
По делу, с пользой для бизнеса
Статьи про управление финансами каждую неделю
Блог // Подписаться на рассылку в подвале
Нажимая кнопку "Подписаться", вы подтверждаете, что согласны с политикой конфиденциальности
Статьи по теме
Евгения Батракова
директор по аутсорсингу
Основа капитал Контакты:
Адрес: Сибирский тракт, 12, строение 1,офис 504 620100 Екатеринбург,
Телефон:+7 343 288-28-55, Электронная почта: welcome@osnova.capital