ОДР показывает прибыль, а баланс — убытки. Чему верить, почему так вышло и как настроить — разбираем кейс

Как принимать решения, если один отчёт показывает одно, а другой — противоположное? Нормальный управленческий учёт, по умолчанию, должен быть точным и достоверным. Разные формы должны проверять друг друга и в итоге давать единую картину. К нам регулярно обращаются клиенты, которые бьются с задачей просто понять, почему же у них не сходятся данные и что сделать, чтобы это наконец произошло.

КЛИЕНТ

Крупная оптовая компания с огромным количеством поставщиков и покупателей.

ПРОБЛЕМА

Несмотря на то, что управленческий учёт в компании как бы был, собственник регулярно получал противоречивые данные. Отчёт о доходах и расходах (ОДР), например, показывает, что компания заработала 2 млн ₽, а баланс говорит о том, что компания понесла убытки в 5 млн ₽. И совершенно не понятно, какому из отчётов верить. При больших оборотах такая управленка «скачет» на плюс-минус 15 млн ₽.

Главное — непонятно, какие выводы делать, какие решения принимать, чтобы управлять ситуацией, как построить прогноз, как вообще оценить эффективность бизнеса.

В «сытые» времена бизнес ещё может себе позволить некоторую «погрешность» в данных. Но если на дворе кризис или если собственник планирует всерьёз маштабироваться — точные данные уже must have.

ЗАДАЧА

Наконец разобраться, почему цифры из двух отчётов не бьются, настроить их корректно, понять реальный финрез.

ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ

Мы проверили, на основе каких данных формируются отчёты, и выяснили, что всему виной то, что много данных заносится в регистровую базу, зачастую — с большим количеством ошибок.

Дело в том, что учёт можно вести двумя способами. Первый — это план счетов, где используется принцип двойной записи и расход всегда автоматически равен доходу: если от контрагента пришло 10 тыс. ₽, то у нас в одной графе появится доход в этом размере, а в другой — точно такой же долг перед контрагентом. То есть дебет равен кредиту. Этот принцип используется в системах 1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация.

А есть регистры — отдельные таблицы с данными, в которых информация может разниться: например, в таблице прихода указана сумма, а в другом регистре, в долгах контрагента, записи нет или сумма отличается. Такая система используется в программах 1С:Управление и торговля, 1С:ERP. Причин для таких ошибок много — от неверной настройки системы до человеческого фактора. Именно поэтому баланс и ОДР показывали абсолютно разную картину.

Это очень распространённая ситуация, если судить по запросам в поисковиках и нашему опыту, и с ней может столкнуться практически каждая компания, которая ведет учёт — весь или частично, — не используя двойную запись.

Итак, чтобы баланс наконец «пошёл», мы нашли и исправили ошибки в базе, проверили каждый документ, каждый из 30 видов отчётности, и настроили учётные программы. В целом, корректная настройка базы заняла порядка 40% от общих трудозатрат по проекту настройки управленческого учёта для этого клиента.

РЕЗУЛЬТАТ

Уже через месяц собственник компании искренне радовался тому, что баланс и ОДР совпали. Правда, оба этих отчёта показали убыток по итогам месяца, но это уже другая история. Главное, что владелец бизнеса получил достоверную информацию, на основе которой можно принимать взвешенные решения и строить прогнозы.

Сложность в подобных вопросах для многих компаний заключается в том, что эта задача находится в «слепой зоне» — на стыке программирования и бухучёта. Чтобы корректно настроить автоматизацию учёта необходимы совместные усилия программиста (разбирается в программах) и бухгалтера (понимает принципы бухучёта). Но часто, эти двое плохо понимают друг друга и не могут говорить на одном языке.

Финаналитики и бухгалтеры нашей компании обладают скиллом — брать бизнес-задачи собственника, приправлять финансовой экспертизой, добавлять бухгалтерской специфики и ставить ТЗ программистам таким образом, чтобы получалась реально работающая система.

Настроить управленческий учёт

 

Актуальные статьи каждую неделю
Нажимая кнопку "Подписаться", вы подтверждаете, что согласны с политикой конфиденциальности
По делу, с пользой для бизнеса
Статьи про управление финансами каждую неделю
Блог // Подписаться на рассылку в подвале
Нажимая кнопку "Подписаться", вы подтверждаете, что согласны с политикой конфиденциальности
Статьи по теме
01 октября
Евгения Батракова
директор по аутсорсингу
Основа капитал Контакты:
Адрес: Сибирский тракт, 12, строение 1,офис 504 620100 Екатеринбург,
Телефон:+7 343 288-28-55, Электронная почта: welcome@osnova.capital