Как рассчитать Оптимальные затраты на ведение Учета

12.10.2017

Как рассчитать Оптимальные затраты на ведение Учета

Бухгалтерия и финансовая служба – это расходные подразделения, на которых всем всегда хочется сэкономить. Это вполне предсказуемо, но последствия этого не всегда  оцениваются правильно. Экономия на Учете, приводит к недостаткам Контроля, что может стоить компании гораздо больше чем сэкономленная заработная плата бухгалтера. 

Поэтому затраты на ведение Учета должны быть оптимальными. Как же рассчитать затраты на Учет?

Четыре шага для расчета затрат на ведение Учета

Считается, что численностью бухгалтерской службы сложно управлять: она растет как на дрожжах, и руководителю всегда кажется, что сотрудников бухгалтерии больше чем надо.

Но формирование Учета – такой же производственный процесс, как и все остальные. Соответственно, у этого процесса есть своя трудоемкость, на которую можно посчитать оптимальное количество человек.

Как рассчитать оптимальное количество сотрудников:

  • Выписать все действия, операции, которые делает бухгалтерия;
  • Оценить трудоемкость каждой операции (с помощью хронометража);
  • Посчитать количество операций (с помощью 1с);
  • Определить оптимальное кол-во персонала.

Шаг 1. Расписываем действия и их хронометраж

Ежедневно бухгалтерия выполняет множество операции. Например:

  • Выставление счетов на оплату;
  • Формирование платежных поручений;
  • Загрузка платежных поручений в клиент-банк;
  • Принятие к учету расходов по авансовому отчету;
  • Разнесение выписки банка;
  • Отражение денежных документов;
  • Отражение кассовых документов.

Каждая из этих операций имеет свое содержание, то есть набор необходимых для ее выполнения действий, а также среднее время выполнения. У каждого предприятия своя трудоемкость учета и каждой операции. 

Для примера возьмем компанию, у которой время на каждый вид операции варьируется от 3 до 6 минут. А самый трудоемкий процесс – принятие к учету расходов по авансовому отчету, занимает 26 минут.

Шаг 2. Считаем трудоемкость процесса

Далее необходимо посчитать общую трудоемкость процесса. Для этого время обработки одной операции умножаем на количество таких операций. Количество операций легко можно посмотреть в программе 1С.

Для примера рассмотрим трудоемкость операций в компании, где общее время работы за год составило 15 875 часов. Вот небольшой фрагмент из таблицы, в которой отмечена трудоемкость отдельных операций:

Операция Время Доля
Реализация товаров, работ, услуг 2468 15,54%
Разнесение выписки банка 1901 11,97%
Проведение сверки с контрагентами 1577 9,93%
Начало и окончание рабочего дня, перерывы в течение дня 1482 9,34% 
Отпуск сотрудника 1440 9,07%
Отражение кассовых документов 1085 6,84%
Отражение поступления товаров, работ, услуг, закрытие резерва 998 6,29%
Оформление отчета о розничных продажах 988 6,22%
Оформление счета-фактуры 705 4,44%

Шаг 3. Свести плановую и фактическую трудоемкость

Нужно понимать, что цифра 15 875 часов появилась не до расчета таблицы, а после. Фактически, мы сложили все действия бухгалтеров компании и получили их общее время работы. 

При этом существует и норма – количество часов, которое должны отрабатывать бухгалтеры ежегодно – 1 974 часа. Посчитав фактические действия каждого сотрудника бухгалтерской службы (с помощью все той же трудоемкости и 1С), вы увидете как дела обстоят на самом деле. 

Сведя плановую и фактическую трудоемкость по каждому сотруднику, вы, возможно, увидите, что кто-то перегружен, а у кого-то масса свободного времени.

Сотрудники Норма Факт Отклонение Нагрузка от нормы Доля
Главный бухгалтер

1974

2772 - 798 140% 17%
Бухгалтер по первичной документации  1974 1400   574 71% 9%
Бухгалтер по ЗП+прочее 1974 2797 - 823 142% 18%
Бухгалтер по материалам 1974 1153   821 58% 7%
Бухгалтер по сверкам 1974 2925 - 951 148% 18%
Бухгалтер по налоговому учету 1974 1094   880 55% 7%
Бухгалтер по учету операции в Рознице 1974 2339 - 365 118% 15%
Бухгалтер по услугам 1974 800   1174  41% 5%
Бухгалтер по Учету ДС 1974 595   1380 30% 4%
  17766 15875   1891 89% 100%

Шаг 4. Определяем необходимое количество сотрудников

На финальном этапе мы можем рассчитать, сколько человек должны формировать Учет на предприятии. Для этого время необходимое для обработки учета в год (в нашем случае это 15 875 часов) нужно разделить на норму трудового времени на одного сотрудника (в 2016 это были 1974 часа). 

Норма времени рассчитывается как количество рабочих дней в году на продолжительность рабочего дня.

Норма времени на 1 человека на 2016 год 1974
Трудоемкость обработки операций 15875
Расчетное количество человек 8,04
Бухгалтер на период отпусков 1,00
Расчетное количество сотрудников 9,04

Так вы можете определить необходимый состав бухгалтерской и финансовой службы.

Помните, что затраты на Учет – это не только заработная плата работников бухгалтерии. Это еще и работа программистов, стоимость автоматизации, услуги консультантов.

Считается, что организован достаточный контроль бизнеса, если расходы на содержание финансово-бухгалтерской службы составляют от выручки: 

  • Крупный бизнес 1-2%;
  • Малый и Средний бизнес – 5-6%.

Приемлемый Уровень Учета возможно достигнуть, если расходы на ФЭС составляют от выручки:

  • Малый и Средний Бизнес – 1-3%.

Низкий уровень Учета не обеспечивает контроль и сохранность Капитала владельца. Этот опасный уровень достигается, если расходы на ФЭС составляют:

  • Менее 1% от выручки.

     
 

Автор: 
Ирина Екимовских
Евгения Батракова
директор по аутсорсингу