Как не проворонить свой бизнес: контроль финансов компании

13.12.2016

Как не проворонить свой бизнес: контроль финансов компании

Собственники и руководители компании часто совершают серьезную ошибку – считают финансы интуитивно: мысленно прикидывают сколько прибыли заработано и куда ее можно потратить. Самая распространенная причина, почему так происходит - не остается времени на то, чтобы организовать финансовые отчеты, не хватает навыков и компетенций, чтобы правильно поставить задачу финансовой службе или главному бухгалтеру, или попросту не хочется вникать в большое количество цифр.

Если это про вас, то спешу обрадовать - не так страшен черт, как его малюют. Не так сложно разобраться в отчетах, как не делать этого вовсе. Лучше потратить немного усилий и научиться быстро ориентироваться в цифрах, чем оставлять свой бизнес на автопилоте.

Сегодня я расскажу о трех основных отчетах, в которых любой руководитель просто обязан разбираться, чтобы не дать своему бизнесу развалиться.

Почему нужно контролировать финансы

Контроль финансов

Не разорить компанию

Ситуаций, когда из-за недостаточного контроля компания не развивается и недополучает прибыль, множество. И это еще самые легкие последствия. В худшем случае компания несет убытки, выплачивает штрафы, а то и вовсе разоряется. После чего горе-бизнесмены рвут на себе волосы и понимают, что несложный контроль избавил бы их от неприятностей.

Отношения между бухгалтером или финансовым директором и работодателем регулируются исключительно трудовым кодексом. То есть если что-то пошло не так, бухгалтер просто уволится, а вы даже с помощью штрафов не сможете возместить полностью ущерб. Помните, отвечать вам!

Увидеть потери и точки роста

Что делать? Прибыль есть, а денег нет. Это самый частый вопрос от предпринимателей. Работа кипит, все хорошо... а денег хватает впритык на текущие расходы. Есть такой негласный закон – если деньги остаются без контроля, то они будут потрачены все без остатка. Основные управленческие отчеты помогут увидеть слабые места и напрасные траты.

Сохранить хорошие отношения с партнерами

Если партнеров и учредителей в компании больше одного, то, как правило, оперативным управлением компании занимается лишь один из них. Остальные, не занимаясь текущими делами, постепенно перестают понимать, что происходит и куда уходят деньги. И где дивиденды в конце концов?!

Траты им кажутся необоснованными, прозрачность из отношений уходит, а вместе с ней уходят и добрые отношения с партнером. На почве финансовых разногласий разрушилась не одна дружба и не одно партнерство. Между тем, и этого можно избежать, если уметь контролировать положение дел в компании.

Какие отчеты контролировать

Управленческая отчетность – звучит страшнее чем есть на самом деле.
Для начала научимся разбираться всего в трех отчетах:      

  1. Баланс
  2. Отчет о доходах и расходах
  3. Отчет о движении денежных средств

Баланс

Баланс – это самый главный финансовый отчет для собственника. Если два других отчета делаются за определенный период, то баланс – это показатели, действительные на определенную дату. 

Баланс содержит информацию о состоянии компании, в первую очередь, чем обладает компания (активы) и откуда это все появилось (пассивы). 

Как говорят финансисты, баланс содержит до 80% информации которая анализируется при исследовании состояния компании.

Баланс показывает:

  • сколько собственных и заемных средств в бизнесе (устойчивость компании),
  • соотношение дебиторской и кредиторской задолженности (ликвидность),
  • долю собственного капитала в обороте и в бизнесе,
  • рентабельность собственного капитала (насколько удачно вы вложили деньги в бизнес)

И самое главное – только баланс поможет проконтролировать насколько правильно были составлены две другие формы – отчет о доходах и расходах, и отчет о движении денежных средств.

Отчет о доходах и расходах

Это основной операционный отчет, который показывает как вы поработали за месяц. По-другому он называется еще «отчет о финансовых результатах». Название говорит само за себя.

Основное назначение отчета – посмотреть сколько товара, продукции вы продали, и какие ресурсы на это потратили.

Следует отличать ресурсы, приобретенные и потраченные на отгруженный товар: 

Приобретенные Потраченные
Товар, который вы купили и положили на склад, передали в производство Себестоимость того, что непосредственно отгрузили клиенту

Основные показатели отчета о доходах и расходах:

  • выручка
  • маржинальная рентабельность
  • чистая рентабельность
  • EBITDA (прибыль до уплаты налога на прибыль, амортизации, процентов)
  • удельный вес расхода в выручке
  • доля и величина постоянных расходов

Отчет о движении денежных средств

Этот отчет покажет сколько денежных средств вы получили в этот период и куда потратили. Это самый «любимый отчет» у собственников. Многие руководители бережно в екселе записывают все денежные движения – что от кого получили, и кому и за что заплатили.

Но в иерархии финансовых отчетов этому документу отводится последнее место, так как никаких выводов кроме того как посмотреть как меняются остатки денег на конец периода сделать нельзя.

Отчет о движении денег это больше инструмент для финансовой службы для планирования и предотвращения кассовых разрывов.

Правильный отчет состоит из трех частей:

  • движение средств от основной деятельности, т.е. то, что приносит бизнес компании, и оплата текущих операций по основному бизнесу
  • движение средств от инвестиционной деятельности, т.е. деньги потраченные на покупку основных средств, дополнительного бизнеса или полученные от продажи основных средств или части компании - то, что вы инвестируете в свой бизнес
  • движение денежных средств от финансовой деятельности, т.е. деньги, финансирующие развитие бизнеса. То, что вы взяли в кредит, или получили за выпуск акций. А также погашение долгов и выплата дивидендов.

Составив план движения денег на месяц вы увидите хватает ли вам средств на обязательные платежи, такие как зарплата, налоги, кредитные обязательства и сможете перераспределить денежные средства.

Подведем итог

Хотите держать руку на пульсе, возьмите за правило регулярно – раз в месяц, раз в квартал – просматривать эти три отчета.

Баланс покажет устойчивость компании, отчет о доходах и расходах даст представление о ее финансовой эффективности, а отчет о движении денежных средств покажет статьи расходования денег.

Если вы видите большое увеличение прибыли, но не видите притока денежных средств, значит нужно заглянуть в баланс и увидеть куда «осела» заработанная прибыль – может быть у вас резко выросла дебиторская задолженность или, например, материалы на складе.

Когда вы вникните в суть этих отчетов, то поймете, что они тесно связаны между собой и любые несоответствия между ними быстро всплывают на поверхность, нужно только немного практики. 

 

Автор: 
Ирина Екимовских
Евгения Батракова
директор по аутсорсингу