Как не потерять миллионы на формальной инвентаризации

«Скучный» пересчет материальных ценностей позволит вам сохранить деньги и избавит от неприятных неожиданностей.

 

07.07.2020

Помните сцену инвентаризации в «Служебном романе»? Во время волнующей интимной беседы Людмилы Прокопьевны и ее секретаря Верочки о смене имиджа в кабинет заходят люди в халатах и начинают перепись «материальных ценностей». «Какая бесцеремонность! Саранча!» - реагируют на их действия директор и секретарь и обиженно удаляются в зал заседаний.

С тех пор прошло не одно десятилетие, сменился государственный строй и принципы ведения экономики, а отношение к инвентаризации осталось прежним. Даже перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризацию проводит хорошо, если каждая вторая компания, и чаще всего делает это формально, «для галочки». Учёт ведется не точно, инвентаризацией зачастую занимаются материально-ответственные люди, которые менее всего заинтересованы в представлении объективной картины. 

В результате собственнику компании рано или поздно предстоит столкнуться с очень неприятными открытиями. Например, владелец компании может обнаружить, что на предприятии куда-то «исчезли» несколько миллионов рублей. Или, решив продать какой-то актив и уже почти договорившись о сделке, он внезапно узнает, что по факту актива уже давно не существует или он находится в таком плачевном состоянии, что представляет из себя неликвид.

Как же избежать этих ситуаций и грамотно проводить инвентаризацию? Делимся нашими рекомендациями, которые мы сформировали на практике, участвуя в инвентаризациях в разных компаниях.

Перед инвентаризацией:

1.    Соберите хорошую инвентаризационную комиссию. В неё должны входить, как минимум, четыре человека из разных отделов компании:

  • бухгалтер (разбирается в учёте);
  • инженер (разбирается в производственном процессе и знает, как применяются инвентаризуемые товарно-материальные ценности);
  • материально-ответственное лицо (человек, который непосредственно отвечает за эту группу ТМЦ);
  • сотрудник из другого отдела, лучше – представитель управления (независимый член комиссии).

2.     Организуйте подготовку специалистов, которые включены в инвентаризационную комиссию. Они должны знать:

  • места хранения ТМЦ;
  • номенклатуру;
  • единицы измерения номенклатуры;
  • примерный срок поступления;
  • наличие или отсутствие ограничений по сроку годности ТМЦ.

 3.    Предоставьте комиссии по инвентаризации все необходимые инструменты для измерения. Заранее продумайте, какие ТМЦ придется измерять, если необходимо, включите в состав комиссии профильного специалиста, который поможет измерить нестандартные группы ТМЦ (например -маркшейдера для того, чтобы измерить щебень).

 4. Перед инвентаризацией необходимо промаркировать каждый элемент ТМЦ. Для этого на отдельные элементы наносят инвентаризационный номер (разметку, бирку и т.д.), а при невозможности это сделать – идентифицируют место хранения ТМЦ (например, идентифицируется коробка с определенными деталями).

Во время инвентаризации:

1.    Отмечайте в ведомости всё, что фактически имеется в наличии, даже если этого нет в учёте или есть в большем количестве или виде, чем по ведомости.

2.    Обращайте внимание не только на наименование и количество, но и на качество самого ТМЦ: соответствует ли его внешний вид нормативному, можно ли использовать ТМЦ в производстве или выставить на продажу.

3.    Сверьте ТМЦ с информацией, указанной в учетной ведомости (распечатывается из 1С или другой учётной программы, в ней указывается номенклатура, количество, единицы измерения).

4.    Проверьте, в надлежащем ли месте хранится ТМЦ. Позволяет ли оно сохранять ТМЦ в состоянии, пригодном для использования или продажи?

5.    Произведите все необходимые обмеры и подсчёты.

6.    Все расхождения по количеству и составу ТМЦ зафиксируйте в ведомости, бланке инвентаризации, дополняя эти данные краткими пояснениями материально-ответственного лица.

Идеальное место для хранения. Какое оно?

1.    Все лежит на своих местах, в абсолютном порядке, в соответствии с реестром.

2.    К любому ТМЦ имеется доступ (можно взять и рассмотреть).

3.    Доступ к месту хранения (складу) имеет ограниченная группа лиц и оно защищено от постороннего проникновения. Это должно контролировать руководство и/или служба безопасности.

4.    Место хранения позволяет сохранить ТМЦ в пригодном для использования виде.

5.    Место хранения достаточно освещено.

Не скроем, инвентаризация – довольно затратное мероприятие: на её проведение приходится выделять специалистов, тратить деньги и время. Однако эта процедура в результате позволяет сэкономить в несколько раз больше затраченных на неё средств.

Например, масштабная инвентаризация одного из наших клиентов, работающего в строительной отрасли, показала, что за счёт неправильного списания материалов и расхождения фактического положения дел и документов компания потеряла 14 млн руб. Таких потерь можно было избежать за счёт регулярной инвентаризации и контроля работы сотрудников. 

Оставьте заявку на консультацию и узнайте, как настроить учёт в вашем бизнесе

 

Актуальные статьи каждую неделю
Нажимая кнопку "Подписаться", вы подтверждаете, что согласны с политикой конфиденциальности
По делу, с пользой для бизнеса
Статьи про управление финансами каждую неделю
Блог // Подписаться на рассылку в подвале
Нажимая кнопку "Подписаться", вы подтверждаете, что согласны с политикой конфиденциальности
Статьи по теме
01 октября
Евгения Батракова
директор по аутсорсингу
Основа капитал Контакты:
Адрес: Сибирский тракт, 12, строение 1,офис 504 620100 Екатеринбург,
Телефон:+7 343 288-28-55, Электронная почта: welcome@osnova.capital