Хотели как лучше... Договорились менеджеры, а отвечать собственнику

Практически любой владелец бизнеса хотя бы раз в жизни получает печальный опыт неудачной работы «по договоренности», когда сделка не оформляется документально, а выполняется под «честное слово». Частенько такая форма работы приводит к тому, что одна из сторон не соблюдает договоренности, а вторая терпит убытки. Те, кто обжегся на подобной ситуации, стараются больше не повторять этой ошибки. Но за вас ее могут совершить ваши подчиненные! С такими излишне инициативными сотрудниками столкнулись наши специалисты во время аудита учетных процессов одного из клиентов.

КЛИЕНТ

Региональный производитель пищевых продуктов.

ПРОБЛЕМА

В ходе анализа документов выяснилось, что в компании регулярно расходятся данные бухгалтерского учета и первичной документации – товарных накладных, с которыми товар направлялся со склада покупателям.

Почему так произошло?

Как мы выяснили, неверные данные в товарных накладных – инициатива менеджеров по продажам. Они отправляли покупателям то количество товаров и по тем ценам, которые были согласованы в договоре, однако в товарной накладной указывались другие цифры. Менеджеры компании-клиента договаривались с менеджерами компаний-покупателей товара и искажали данные, чтобы соответствовать тем или иным показателям – например, требованиям тендера. При этом, никто не был в курсе таких договоренностей – ни собственники компании, ни бухгалтерия.

Чем это грозит?

Такая самодеятельность отдела продаж, возможно, улучшает его показатели, но несет серьезные юридические и репутационные риски. При любом споре с покупателем будет подниматься первичная документация, в которой указаны неверные данные. И покупатель может смело заявлять, что ему поставили не тот объем товара или не по той цене, о которой было заявлено ранее. И поставщику придется изрядно попотеть, доказывая, что отгрузка товара произведена в том объеме и на тех условиях, которые согласованы в договоре. Это неизбежно ведет к потере временных и денежных ресурсов. К счастью, контрагенты еще не предъявляли нашему клиенту требования по этим накладным, но такой инцидент мог произойти в любой момент, и устные договоренности менеджеров могли привести к дополнительным затратам.

ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ И РЕЗУЛЬТАТ

  • Во-первых, выяснили причину расхождения данных в документах. Исключили версию, что ошибка возникла на стороне бухгалтерии.
  • Предупредили собственника о рисках. Обратили его внимание на недостаток контроля за действиями отдела продаж.

                  Навести порядок в учёте

 

Актуальные статьи каждую неделю
Нажимая кнопку "Подписаться", вы подтверждаете, что согласны с политикой конфиденциальности
По делу, с пользой для бизнеса
Статьи про управление финансами каждую неделю
Блог // Подписаться на рассылку в подвале
Нажимая кнопку "Подписаться", вы подтверждаете, что согласны с политикой конфиденциальности
Статьи по теме
Евгения Батракова
директор по аутсорсингу
Основа капитал Контакты:
Адрес: Сибирский тракт, 12, строение 1,офис 504 620100 Екатеринбург,
Телефон:+7 343 288-28-55, Электронная почта: welcome@osnova.capital