Формальная инвентаризация: беспорядок на складе — беспорядок в учёте и головах

Мы неоднократно писали о том, как важно регулярно проводить качественную и не формальную инвентаризацию материальных ценностей и товарных остатков. Если в компании не пересчитывают время от времени ресурсы, это может привести к многомиллионным потерям. В нашей работе с клиентами мы частенько сталкиваемся с, мягко скажем, странным отношением к инвентаризации. Мы сделали небольшую подборку комичных и одновременно печальных ситуаций, свидетелями которых нам пришлось стать.

Как прибили – так и держится

Герой этой истории — строительная компания-подрядчик. Её сотрудники проводили инвентаризацию и при этом присутствовали наши аудиторы. В перечне материальных ценностей значилось большое количество металлического профлиста. Инвентаризационная комиссия пришла на территорию завода, где «числился» этот профлист и увидела, что… этим профлистом обиты стены одного из цехов. Соответственно, его ценность приближается к нулю. Его давно надо списать, однако долгие месяцы в бухгалтерских документах этот профлист значился как остаток на складе.

Аналогично на складе «лежало» три тонны щебня. Ну как на складе... Материально ответственное лицо с чистой совестью показывает дорогу между цехами, где этот щебень давно лежит, закатанный в бетон.

Безусловно, слишком негативно на деятельности организации это не отразится. Это не слишком большие суммы и они вряд ли серьёзно повлияют, например, на расчёт рисков при взятии кредита или сильно исказят картину при закупках материалов. Но отсутствие порядка при учёте остатков — тревожный звоночек: значит, и к остальным процессам в этом бизнесе могут относиться так же халатно.

Нарисуем цифры, чтобы с нас не спросили

Также аудиторы принимали участие в инвентаризации одного из региональных заводов, на котором работал очень жёсткий отдел безопасности. Его сотрудники так запугали работников завода, что они боялись признаться в какой-либо минимальной недосдаче. В результате приходилось быть свидетелями ситуаций, когда сотрудники завода, видя, что на складе не достает двух-трёх деталей, ставят в ведомости отметки о том, что они существуют. Тут немного не хватает, там немного не хватает — в итоге инвентаризация проходит формально, по бумагам расхождений нет, а по факту материальных ценностей никто в глаза не видел. На вопрос «зачем вы это делаете?» сотрудники завода честно отвечали, что им не хочется связываться с их службой безопасности. В результате жёсткие методы руководства приводят к тому, что в документах указываются липовые данные, под которыми могут скрываться как естественная убыль каких-то материалов, так и халатность, так и факты воровства, которые — по иронии — не раскроются как раз из-за слишком бдительных контролёров.

Я не буду вам это считать

Аудиторы, как правило, не пересчитывают материально-технические ценности сами, а только наблюдают за ходом инвентаризации, и это — куда более важный процесс, потому что он позволяет выявить, как к ней относятся сотрудники компании, соблюдают ли требования к проведению инвентаризации. И уже с первого взгляда на работу материально-ответственного лица становится понятно: зачастую к этой работе они относятся более чем формально. Например, ответственный за инвентаризацию, подойдя к какой-нибудь «кучке» техническо-материальных ценностей, может на полном серьезе спросить аудитора: «А что, мы будем это пересчитывать?». Если бы у комиссии не было наблюдателя, эту «кучку» с гарантией не пересчитали бы, а то и просто не дошли бы до неё.

В процессе одной такой инвентаризации ответственный за неё специалист прямо на глазах у аудиторов проходил практически все пять стадий принятия неизбежного по Кюблер-Росс. Сначала он ворчал: «Да они издеваются, я этого делать не буду», потом на повышенных тонах спрашивал: «Да кто это вообще такие? Я им ничего не должен!», а затем, выкинув записи, ушел, заявив: «Пока он (аудитор) тут, вы меня не увидите!». Всем участникам инвентаризационной комиссии пришлось долго уговаривать его вернуться. С трудом, но инвентаризация состоялась, все «неудобные кучки» были пересчитаны, а аудиторы и руководство компании сделали вывод о степени ответственности участников этого процесса. И, к сожалению, с подобным отношением к инвентаризации приходится сталкиваться очень часто: ревизия вызывает массу неприятия со стороны сотрудников, а из-за их халатности в последствии случаются сбои в самых разных бизнес-процессах компании.

      Провести аудит

 

Актуальные статьи каждую неделю
Нажимая кнопку "Подписаться", вы подтверждаете, что согласны с политикой конфиденциальности
По делу, с пользой для бизнеса
Статьи про управление финансами каждую неделю
Блог // Подписаться на рассылку в подвале
Нажимая кнопку "Подписаться", вы подтверждаете, что согласны с политикой конфиденциальности
Статьи по теме
Евгения Батракова
директор по аутсорсингу
Основа капитал Контакты:
Адрес: Сибирский тракт, 12, строение 1,офис 504 620100 Екатеринбург,
Телефон:+7 343 288-28-55, Электронная почта: welcome@osnova.capital